Von 36 zu 4 Vorlagen!

Für uns war 2010 das Jahr einer wichtigen ITP-Implementierung in Kombination mit Microsoft CRM und SharePoint. Die Kunden zweier Kommissionen der öffentlichen Hand produzieren enorme Mengen an Dokumenten und bis vor kurzem gab es keine zentrale Stelle zur Überwachung der Vorlagenverwaltung. Die Personalisierung verschiedener Schriftstücke und Benachrichtigungen für die Öffentlichkeit erforderte so einen sehr hohen Personalaufwand. Beide Kommissionen produzieren Tausende Schreiben auf Basis von FoxPro-Berichten und mithilfe einer komplizierten Mischung aus Microsoft Word Seriendruckvorlagen und einer Visual Basic-gesteuerten Anwendung, die Word-Dokumente generiert. Die Kommissionen benötigten eine integrierte und einheitliche Plattform, mit der sich die Zusammenstellung größerer automatisierter Dokumente straffen ließ. Es war außerdem entscheidend, dass die gewählte Plattform direkt in Microsoft-Anwendungen wie Word, Dynamics CRM und SharePoint integriert war.

Durch den Einsatz der Dokumentenplattform ITP ließ sich die Anzahl der erforderlichen Vorlagen von ursprünglich 36 auf lediglich vier reduzieren, was die Erstellung und Verwaltung neuer Dokumente wesentlich beschleunigte. Ein geradezu spektakuläres Ergebnis! Es ist offensichtlich, dass die Kunden zufrieden sind, denn es stehen bereits weitere Aufträge an: Zwei zusätzliche Teilprojekte zur Erweiterung der ITP-Funktionalität. Ursprünglich sollte ITP für die bedarfsgesteuerte und interaktive Dokumentenzusammenstellung eingesetzt werden, dann wollte man ITP auch verwenden, um Batchdokumente aus MS CRM zu erstellen, und nachdem die Kunden die Möglichkeiten von ITP erkannt hatten, haben sie uns gebeten, zusätzliche Dokumente in ITP zu integrieren.

ITP ist jetzt kaum ein Jahr im Einsatz und wir haben zwei Benutzer drei Tage lang geschult, die mittlerweile selbständig Dokumente erstellen. Offensichtlich dauerte es vor dem Einsatz von ITP mehrere Wochen, bis eine Anforderung für ein neues Dokument den ganzen Weg von ihrem Schreibtisch über die IT-Abteilung und wieder zurückgelegt hatte!

John Kara, Sales Director Australia & New Zealand
J.Karaaia-itp.com(dot)au