DEKRA-Dokumente als Sicherheitsnachweis
DEKRA-Dokumente als Sicherheitsnachweis
Die Bezeichnung KEMA-KEUR stammt aus der Zeit, in der „KEMA Quality“ Bestandteil des Beratungs- und Prüfinstituts KEMA N.V. war. Seit 2009 ist KEMA Quality Teil von DEKRA. Alle Test-, Inspektions-, Prüf- und Zertifizierungsaktivitäten der ehemaligen KEMA Quality sind mittlerweile Bestandteil des DEKRA Dienstleistungsangebots. KEMA-KEUR ist in den Niederlanden ein bekannter Begriff, der für Sicherheit steht. Die ausgestellten Zertifikate haben einen hohen Wert und alle zugehörigen Dokumente und Korrespondenzen sind deshalb von großer Bedeutung.
In einem Gespräch mit Remco Mol und Isabella Roosenboom wird deutlich, welchen Platz ITP dabei einnimmt und wie mit der Lösung gearbeitet wird. Remco Mol ist IT-Manager und war bei der Entscheidung für ITP und bei der Implementierung im Jahr 2006 involviert. Die IT-Abteilung verwaltet Systeme, die weltweit eingesetzt werden. Ein Teil davon sind Eigenentwicklungen und andere stammen von anderen Anbietern, wie zum Beispiel ITP. Isabella Roosenboom erstellt und verwaltet seit der Einführung von ITP alle Templates für alle Länder.
ITP als zentrale Dokumentenlösung
Remco Mol: „Wir verdienen unser Geld mit der Bereitstellung von Dokumenten. Deshalb ist es sinnvoll, dafür auch einige Zeit zu investieren und alles gut zu organisieren!“ Für DEKRA ist die Wahl eindeutig: alle Dokumente, die DEKRA anfertigt, externe wie interne, werden mit ITP erstellt. Und da die Qualitätskontrolle natürlich einen hohen Stellenwert hat, gibt es nur eine Output-Anwendung, die von der IT-Abteilung unterstützt wird - sowie möglichst wenige Templates. Auf diese Weise sehen alle Angebote, Rechnungen, Zertifikate, Berichte und Briefe möglichst einheitlich aus und ihre Qualität ist sichergestellt. Wo immer auf der Welt sie auch verschickt oder bereitgestellt werden, von den Niederlanden bis nach Japan: alle Dokumente werden zentral verwaltet und gepflegt.
Dokument ist immer Teil eines Arbeitsprozesses
Mol weist darüber hinaus auf einen weiteren wichtigen Aspekt bei der DEKRA hin: „Für uns ist die Erstellung eines Dokuments immer Teil eines Arbeitsprozesses, nie eine isolierte Aktivität. Das bedeutet, dass in allen unseren Arbeitsprozessen, sobald ein Dokument benötigt wird, in den diversen Anwendungen ITP gestartet wird.“ Diese Vorgehensweise beinhaltet auch, dass die IT-Landschaft so konfiguriert ist, dass ITP wie eine „Spinne im Netz“ mit allen Geschäftsanwendungen verbunden ist.
Anwendungsmöglichkeiten für ITP
„Wir haben beispielsweise ein Opportunity-Management-System, mit dem Angebote erstellt werden. Im System wird der Benutzer beim Sammeln der Informationen begleitet, die zum Erstellen des Angebots erforderlich sind. Dann wird ITP über eine Schaltfläche gestartet, das geeignete Template abgerufen und alles in einem Word Dokument präsentiert. Wenn Sie einen bestimmten Service für das Angebot ausgewählt haben, erscheinen die dazu passenden Textblöcke. Neben den direkten Verknüpfungen eines bestimmten Arbeitsprozesses in einer Firmenanwendung mit einem entsprechenden Template besteht auch Zugang zu einem Online-Korrespondenzbuch, mit dem Bestätigungsschreiben erstellt werden können.
Dasselbe gilt für das Tool, mit dem wir unsere Zertifikate registrieren. Die Daten für die Registrierung werden erfasst. Anschließend klickt der Benutzer auf eine Schaltfläche und das Zertifikat wird ausgedruckt. Die ITP-Anwendung in Digisign ist etwas ganz Besonderes. Es handelt sich dabei um ein Tool, das wir selbst für die digitale Unterschrift auf Dokumenten entwickelt haben. ITP bekommt dabei ein Dokument bereitgestellt, es wird eine Unterschrift darauf einfügt und eine gesicherte PDF-Datei daraus erstellt. Außerdem werden die Rechnungen aus der Projektadministration heraus erstellt und es läuft ein Polling-Batch-Job, bei dem kontrolliert wird, ob neue Rechnungen bereitstehen. Daraufhin werden die Daten an ITP weitergeleitet. Diese Rechnung wird entweder gedruckt oder per E-Mail an den internen Kunden versendet. Darüber hinaus wird ITP auch zum Versenden einer Reihe von E-Mails, beispielsweise interner Mails an Prüfer, verwendet.“
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Zentrale Verwaltung und Pflege von Dokumenten
Isabella Roosenboom, verantwortlich für die Erstellung von Dokumentenmodellen und die Pflege von Templates innerhalb der DEKRA, erläutert ITP aus der Sicht ihrer Position: „Wenn man unsere Dienstleistungen betrachtet, gibt es eine ganze Reihe von unterschiedlichen Produktprüfungen. Dennoch werden alle Angebote im Grunde mit nur einem Template erstellt (unter Verwendung einer ganzen Anzahl variabler Textblöcke). Das macht die Pflege der Dokumente wesentlich einfacher und übersichtlicher. Dies geschieht jedoch noch nicht mit der Textblock-Funktion von ITP, sondern mit dem selbst programmierten IF und ELSE, mit denen wir eine sehr schöne Lösung erstellt haben. Dennoch werden wir uns die neue ITP-Version ansehen, da die Funktion zur Textblockverwaltung die Arbeit wesentlich vereinfacht und sich damit neue Möglichkeiten bieten. Dies gilt auf jeden Fall im Hinblick auf die Multi-Language-Anwendung, die wir bei DEKRA dringend benötigen. Wenn man an Länder wie China oder Japan denkt, wäre es sehr praktisch, wenn die Benutzer selbst die Änderungen vornehmen könnten.“ Isabella Roosenboom ist übrigens die zentrale ITP-Benutzerin innerhalb der großen DEKRA-Organisation. Sie überwacht alle Änderungen und betreut die Abstimmung, sowohl inhaltlich, als auch juristisch und kommerziell.
Komfort von ITP bei der Integration von DEKRA und KEMA Quality
Bei der Übernahme von KEMA Quality durch DEKRA wurde deutlich, wie viel Komfort ITP bietet, als für alle Dokumente Name und Corporate Design verändert werden mussten. Alle Dokumente, die zu diesem Zeitpunkt in ITP-Modelle integriert waren, ließen sich relativ schnell anpassen. Natürlich wurde noch die eine oder andere Kleinigkeit an den Dokumenten verändert. In den meisten Fällen ging es darum, alle Änderungen in einem Durchgang an einer Stelle innerhalb eines zentralen Modells (einer Art Master Template) durchzuführen. Da die Vorteile der Arbeit mit ITP dadurch sehr deutlich wurden, gingen noch weitere Abteilungen dazu über, ihren Dokumenten-Output an die zentrale ITP-Konfiguration anzuschließen. Und auch in der nächsten Zukunft, die für die neue DEKRA-Organisation im Zeichen von Wachstum und Expansion steht, wird ITP eine wichtige Rolle spielen. Neue Geschäftsbereiche lassen sich schneller eingliedern, wenn alle erforderlichen Dokumente und Zertifikate zentral zugänglich und schnell zu realisieren sind.