Output Management auf dem Menü – Pensioenfonds Horeca & Catering entscheidet sich für ITP
Pensioenfonds Horeca & Catering (PH&C) ist mit nahezu 850.000 Versicherten und ca. 36.000 angeschlossenen Arbeitgebern einer der größten Pensionsfonds der Niederlande. Von den 850.000 Versicherten sind derzeit ca. 250.000 aktiv im Hotel- und Gaststättengewerbe oder Catering tätig. Derart große Zahlen erfordern eine umfangreiche Administration von sehr großen Mengen eingehender Daten. Diese empfängt PH&C von UWV (niederländisches Institut für Arbeitnehmerversicherung) und dem Finanzamt. Auf der anderen Seite bedeutet eine so große Zielgruppe einen enormen Strom ausgehender Schriftstücke, wie zum Beispiel Pensionsübersichten für Mitglieder und Abrechnungen für Arbeitgeber. Seitdem der PH&C die Pensionsadministration selbst regelt, d. h. seit ca. vier Jahren, arbeitet er intensiv an der weiteren Professionalisierung und Verbesserung der Kommunikation mit allen betroffenen Parteien. Das Output Management ist dabei ein wichtiger Aspekt. Anfang 2011 entschied sich PH&C für ITP als breit einsetzbare und zentral positionierte Output-Management-Lösung. Das erste Projekt kommt in Kürze bereits zum Einsatz.
Phasenweise
Dieses Jahr steht zunächst der Prozess für den Einzug der Pensionsprämien bei Arbeitgebern auf der Agenda. PH&C arbeitet derzeit intensiv an der Implementierung eines neuen Systems für die Arbeitgeberadministration: Maia von Actuera. Die Koppelung mit ITP ist bereits realisiert und einsatzbereit. Bei der Inbetriebnahme von Maia werden zunächst vier Dokumente, nämlich Übersichten und Briefe, wie der erste Anmeldungsbrief und der Brief über die Höhe der Vorschussprämie, mit ITP erstellt. Ende 2011 müssen insgesamt 14 verschiedene Dokumente über ITP erstellt werden. 2012 kommen dann die Schriftstücke aus IVPA, für die Versichertenadministration, an die Reihe. Dabei handelt es sich beispielsweise um das Begrüßungsschreiben und die Pensions-Mitteilung.
Für den gesamten Output
Hans Udink, Projektmanager bei Pensioenfonds Horeca & Catering: “Tatsächlich wollen wir Output innerhalb der Organisation ganz anders positionieren. Wir wollen, dass jede (Teil-)Anwendung, die - gleichgültig in welcher Form - Output generiert, ITP nutzt. Ein wirklich breiter Einsatzbereich also. In dieser Startphase verwenden wir ITP nur für Dokumente, die wir in Batches produzieren (Structured Output) oder einmalige Dokumente (on demand), die wir je Arbeitgeber oder Versichertem erstellen. Langfristig werden wir jedoch auch den interaktiven Korrespondenzstrom über ITP erstellen und managen. Auf diese Weise können wir unseren Kommunikationsprozess besser straffen und vereinfachen. Für uns ist dies ein großer Schritt zur weiteren Professionalisierung”.