Die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Rheinland-Pfalz bindet ihre bestehende Korrespondenzlösung an das neu integrierte SAP-System an
Die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) ist eine zentrale Verwaltungsbehörde des Bundeslandes Rheinland-Pfalz. Die mit ihrem Hauptsitz in Trier ansässige Organisation mit über 1.000 Mitarbeitern fungiert als Mittler zwischen der Landesregierung und der kommunalen Selbstverwaltung in den Gemeinden, Städten und Kreisen des Landes. Im Bereich des Schulwesens betreut die Behörde landesweit rund 45.000 Lehrkräfte und Mitarbeiter in knapp 1.700 Schulen.
Um den dabei anfallenden Schriftverkehr mit monatlich mehr als 10.000 Dokumenten zu bewältigen, kommt bei der ADD bereits seit 2001 die Lösung ITP von Aia Software für die automatisierte Erstellung von Dokumenten und Korrespondenz (Individual- und Massenversand) zum Einsatz. ITP löste damals eine bestehende OfficeVision/400-Installation ab, für die kein Support seitens des Herstellers mehr angeboten wurde.
„Wir haben uns seinerzeit unter anderem deshalb für ITP entschieden, weil wir viele unserer bestehenden Vorlagen aus der OfficeVision-Anwendung mit einem Konverter mehr oder weniger direkt übernehmen konnten“, erinnert sich Erich Scherf, Referent für Informations- und Kommunikationstechnik bei der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion. „Gleichzeitig konnten wir das damals bestehende Textschnittstellenprogramm auf AS/400-Basis mit kleineren Anpassungen weiterhin verwenden. Schritt für Schritt wurde ITP dann neben der Schulabteilung auch in weiteren Fachbereichen der ADD eingesetzt. Durch die hohe Geschwindigkeit beim Datenbankzugriff und bei der Bereitstellung der fertig gemischten Dokumente ist die Anwendung sehr leistungsstark.“
Einführung eines integrierten Systems auf SAP-Basis
Eine Zäsur kündigte sich 2007 an, als die Landesregierung Rheinland-Pfalz die zukünftige Einführung einer landeseinheitlichen Personalverwaltungssoftware beschloss. Im Rahmen des Projekts IPEMA® (Integriertes Personalmanagementsystem) fiel die Entscheidung für die Entwicklung einer Lösung auf Basis der Standardsoftware SAP ERP HCM. Die Lehrer-Personalverwaltung bei der ADD ist dabei eines von drei Teilprojekten.
In diesem Zusammenhang kam in der Folgezeit auch die Dokumentenerstellung erneut auf den Prüfstand, die künftig komplett aus SAP-Daten heraus erfolgen muss. Ursprünglich war mit der Grundsatzentscheidung für ein integriertes System auch die Ablösung von ITP beabsichtigt. Nach intensiven Prüfungen stellte sich dann allerdings heraus, dass weder die Word-Schnittstelle noch die eigene Textverarbeitung des Entwicklungspartners den Anforderungen genügen konnten. Insbesondere der hohe Automatisierungsgrad bei der Erzeugung von Standardschriftverkehr, der zur Entlastung der Prozesse auf jeden Fall beibehalten werden sollte, schien mit den in Frage kommenden Alternativen nicht ohne weiteres realisierbar.
„Wir waren durch den jahrelangen, erfolgreichen Einsatz von ITP natürlich auch verwöhnt, was die Erstellung von Dokumenten anging“, erklärt Scherf. „Ein Umstieg auf eine funktionell weniger leistungsfähige Lösung mit schwächerer Performance wäre schwer vermittelbar gewesen. Monatlich müssen bei uns saisonabhängig mehr als 10.000 Dokumente erstellt werden, dies ist ohne ein gut funktionierendes System für automatisierten Standardschriftverkehr nicht machbar. Hinzu kam, dass der Wechsel zu einem anderen System erhebliche Anpassungen der teilweise sehr komplexen Textvorlagen und Modelldokumente erfordert hätte. Es handelte sich dabei um rund 600 Dokumente mit umfangreichen Funktionen. Den Aufwand für die Migration dieser Vorlagen wollten wir verständlicherweise so gering wie möglich halten. Nicht zuletzt wies ITP im direkten Vergleich der serverbasierten Lizenzen ein sehr attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis auf.“
Gründe, die die Gesamtprojektleitung bei der ADD letztlich dazu bewogen, eine technisch sinnvolle Möglichkeit zu schaffen, mit der die bestehende ITP-Installation an die neue Standardsoftware angebunden und weiterhin genutzt werden konnte. Unterstützend stand dabei der IT-Dienstleister AETeam zur Seite, ein Spezialist für den Bereich Text- und Datenintegration. Gemeinsam konnte gezeigt werden, dass sich mit ITP über eine einfach umzusetzende Anbindung an die SAP-Datenbank bei der Dokumentenerstellung eine Performance realisieren lässt, die annähernd auf dem hierbei angestrebten Niveau der früheren AS/400-Anwendung liegt.
Zügige Anbindung, hohe Performance
Erfreulicherweise fielen die dafür notwendigen Änderungen sehr gering aus. Mithilfe einiger weniger Makros konnten die mehreren hundert Dokumentenvorlagen für die Verwendung unter SAP umgestellt werden. „Die Mitarbeiter, die für die Erstellung und Verwaltung der Dokumente zuständig sind, können mit den neuen „SAP-Modellen“ auf diese Weise genau so arbeiten, wie vorher mit den früheren „AS/400-Modellen“, erläutert Reinhold Kugel, der seitens der ADD für das ITP-Projekt verantwortliche Mitarbeiter.
Die Lösung von Aia Software ergänzt sich dadurch optimal mit dem SAP-System und ist über Web-Services angebunden. Zur Erstellung von Schriftstücken nehmen die Sachbearbeiter der ADD die Dateneingabe für die jeweilige Personalmaßnahme direkt in SAP vor. Im Anschluss können die benötigten ITP-Dokumente aus dieser Eingabemaske heraus aufgerufen, automatisch mit Anwendungsdaten gemischt und erstellt und vor dem Ausdruck beziehungsweise Versand bei Bedarf noch nachbearbeitet werden. Da das fertige Dokument im bekannten Word-Format vorliegt, genießt das System gerade auch bei den Endanwendern und Sachbearbeitern hohe Akzeptanz und erzeugt keine Berührungsängste. Zusätzlich zur Erstellung individueller Korrespondenz wird ITP zudem für den zentralen Ausdruck von Serienbriefen eingesetzt.
„Wir sind mit der jetzt geschaffenen Lösung sehr zufrieden“, resümiert Scherf. ,,Das Antwortzeitverhalten beim Mischvorgang der Dokumente ist sehr gut. Durch die Weiterverwendung von ITP konnten wir letztlich auch unsere Investitionen in Vorlagen und Modelldokumente schützen.“
Nach dem vollständigen Abschluss der Migration sind zusätzliche Erweiterungen geplant, um die Performance noch weiter zu verbessern. Dazu zählt unter anderem der Umstieg auf die Lösung ITP/MDK Repository. Mit diesem Instrument möchte die ADD die Formularentwicklung noch weiter an die Fachabteilungen heranrücken, mit weniger Programmierung in den Formularen auskommen und so von einem weiteren Produktivitätsschub profitieren.