Achmea optimiert seine Dokumente

Achmea optimiert seine Dokumente

Achmea Hypotheekbank (mit Hauptsitz in 's-Hertogenbosch) stellt für alle Achmea Hypothekmarken, wie Centraal Beheer, Woonfonds Hypotheken und Avéro Achmea, die IT-Aktivitäten, darunter auch Briefe und Dokumente bereit. Für das Hypothekgeschäft spielen diese eine wichtige Rolle. Es handelt sich dabei häufig um komplexe Dokumente, wie Angebote von wenigen bis über 80 Seiten, die auf komplexen Business Rules und Textbausteinen basieren. Darüber hinaus geht es um Batches, wie die monatlichen Rechnungen, Zinsanpassungsvorschläge und die jährlichen Aufstellungen für das Finanzamt. Dokumente basieren auf Daten aus den Front-, Mid- und Backoffice-Systemen. Mehr als 140 von den 350 Mitarbeitern nutzen übrigens ITP Online, wobei die Verteilung über vier verschiedene Standorte keine Hindernis mehr darstellt.

Die Frage von Achmea

Dirk Smit, Informationsanalyst und funktioneller Manager bei Achmea Hypotheekbank, berichtet, aus welchem Grund das Projekt gestartet wurde: "Wir nutzten bereits seit Jahren eine alte Version von ITP, aber im Laufe der Zeit war diese von Achmea selbst und Dritten durch ein Durcheinander an Anwendungen und maßgeschneiderten Lösungen ergänzt worden. Funktionell war das ausreichend, aber es wurde zunehmend undurchsichtiger, wer für die Wartung verantwortlich war. Darüber hinaus gab es keine oder sehr veraltete Vereinbarungen über SLAs (Servicelevel-Vereinbarungen). Das erhöhte die Fehleranfälligkeit und Empfindlichkeit des Dokumentensystems enorm, und war eigentlich nicht mehr zu verantworten."

Die Kosten von Wartung und Anpassungen stiegen, weil innerhalb der eigenen Organisation kein oder nur geringes Know-how über die maßgeschneiderten Komponenten mehr vorhanden war und relativ teure externe Kräfte dafür angeheuert wurden. Deshalb wurde beschlossen, ein Projekt zu starten, bei dem in einem Aufwasch der Rückstand des Dokumentensystems - sowohl in Bezug auf die Software als auch auf die Hardware - aufgeholt wurde. Dabei galt die Richtlinie von Achmea, dass alle Anwendungen Web basiert sein müssen, damit jeder Mitarbeiter über dieselbe Arbeitsplatzsituation verfügt.

Die Antwort von Aia Software

Gemeinsam mit Aia Software erstellte Dirk Smit einen ehrgeizigen Plan, der im Oktober 2OO4 zur Genehmigung vorgelegt wurde. Man entschied sich für die Implementierung von ITP/Server, um alle Dokumenten- und Briefmodelle zu erstellen und im ITP/MDK Repository zu verwalten. Alle maßgeschneiderten Anwendungen wurden durch Standard-ITP-Software ersetzt, und das Korrespondenzbuch wurde neu strukturiert, um es benutzerfreundlicher zu machen. Schließlich fiel der Startschuss für die Implementierung im April 2005. Bei der Planung des Projekts berücksichtigte man die Release-Zeitpunkte die bei Achmea für die anderen Automatisierungsysteme gelten. Das ist sogar von Vorteil, da Erneuerungen direkt berücksichtigt werden können. Die Implementierung von ITP/Server erfolgte ohne weitere Anpassung bestehender Systeme: die alten Komponenten wurden durch die neuen ersetzt, was nur noch einen kurzen Test erforderlich machte.

Das Ergebnis

Im August 2005 wurde das Projekt übergeben, wobei die Endsituation dem zuvor erstellten ehrgeizigen Plan entsprach. Alle arbeiten nun über die Browser basierte Schnittstelle. Diese ist intuitiv und fügt sich so gut in den Netzwerkprozess ein, dass die Endbenutzer keine Schulung benötigen. Dirk Smit: „Wir haben sowohl die Anwendungen als auch die Dokumente gestrafft, und das macht es für die Endbenutzer wesentlich einfacher. Das Korrespondenzbuch ist nun auf Basis des Prozesses eingerichtet, und nicht mehr - wie früher - auf Basis der Marke. Die Mitarbeiter wählen zunächst die Art des Dokuments und erst danach die spezifische Marke. Durch die Nutzung des ITP/Repository konnten wir die Einrichtung weitgehend standardisieren: die Anzahl der Musterbriefe konnte damit von 400 auf 200 reduziert werden, und sowohl das Einrichten als auch die Verwaltung erfolgen zentral.“

Die Output-Form ist im Prinzip im Hypotheksystem festgelegt, und kann variieren. Man ist bestrebt weniger Papier zu verwenden und mehr digital zu arbeiten, beispielsweise mit PDF-Dateien, auch im Hinblick auf die digitale Archivierung. „Korrespondenz auf Papier für den Kunden wird digitalisiert gespeichert, wenn die Anforderungen strikt befolgt werden“, sagt Smit. „Ein Angebot von 80 Seiten kann in doppelter Ausführung gedruckt werden, wovon nur eine im Papier-Archiv landet. Die digitale Archivierung ist dagegen wesentlich kostengünstiger und wird damit auch wirtschaftlich interessanter. Hypothekakten müssen nämlich 40 Jahre lang in einem Papierarchiv aufbewahrt werden.“ Berichte für das HDN (Hypotheek Data Netwerk) werden ebenfalls mit ITP erstellt.

Das Projekt bietet aber noch wesentlich mehr Vorteile. So werden alljährlich im Januar mehr als 125.000 Jahresberichte erstellt und versendet. Dieses Jahr bereitete sich jeder wieder auf eine Reihe langer, arbeitsreicher Wochen vor, aber dieses Mal war die Aufgabe in nur wenigen Tagen erledigt. Dank des zentralen Repository befinden sich alle Modelle nun an einer Stelle. Das macht die Erstellung und Verwaltung einfacher, strukturierter und vor allem auch schneller. Anpassungen können nun selbständig ausgeführt werden, wodurch Kosten gesenkt und Time to Market verkürzt werden können. Für die neue Marke die vor kurzem dazu gekommen ist, konnte die Einrichtung deshalb auch entsprechend schnell realisiert werden.
Die gesamte Lösung zur Dokumentenerstellung basiert nun auf Standard-Software: Die Unterstützung ist damit gewährleistet, und es besteht keine Abhängigkeit mehr von Lieferanten maßgeschneiderter Lösungen.

Dirk Smit blickt auf ein erfolgreiches Projekt zurück: „Wir haben unsere ehrgeizigen Ziele erreicht, und das ist unter anderem der guten Zusammenarbeit mit Aia Software zu verdanken. Unsere Expertisen ergänzen einander optimal, wodurch wir bei unerwarteten Problemen schnelle und praktische Lösungen finden konnten. Das alte System bekam nur mittelmäßige Beurteilungen, nun kann ich sagen, dass wir wieder 'im Plus' stehen.“

Infos zu Achmea Hypothekbank

Achmea Hypotheekbank ist Tochter der Achmea-Gruppe. Achmea gehört zu den größeren Finanzdienstleistern der Benelux. Achmea bietet Unternehmen, Einrichtungen und Konsumenten ein umfassendes Paket von Versicherungen sowie Bank- und Hypothekprodukten und -dienstleistungen. Auf internationaler Ebene ist die Achmea Groep Partner von Eureko. Eureko ist eine europäische Kooperation führender Dienstleister.