Erfolgsstory De Lage Landen
Aia Software bietet Marktführern auf dem Finanzierungsmarkt effiziente Print- und Dokumenteninfrastruktur
Der Kunde: De Lage Landen
De Lage Landen ist globaler Anbieter hochwertiger Finanzierungsprodukte mit einem Netzwerk von Niederlassungen und Kooperationen in über 35 Ländern weltweit. Das Unternehmen beschäftigt ca. 5.000 Mitarbeiter. Die Programme von De Lage Landen helfen ihren Kunden dabei, ihre Marktanteile zu erweitern, gewinnbringend zu arbeiten und strategische Ziele zu erreichen. De Lage Landen ist eine vollwertige Tochter der Rabobank Gruppe.
Insbesondere auf dem derzeitigen Markt, auf dem Finanzprodukte stets komplexer und spezifischer werden, ist das Anbieten einer konsistenten weltweiten Dienstleistung eine Grundvoraussetzung, um als Organisation überleben zu können. Gleichzeitig muss jedoch Raum für spezifische Nuancen sein. Kunden von De Lage Landen haben häufig Sonderwünsche und -anforderungen im Bezug auf den Dokumentenstrom. Das führte die Organisation letztendlich zu Aia Software. Dank seiner weitreichenden Kenntnis auf dem Gebiet der Dokumentenerstellung leistet Aia Software seit über zehn Jahren einen entscheidenden Beitrag zum Dienstleistungsangebot von De Lage Landen. ITP kommt sowohl in Back- als auch Front-Office-Prozessen in den verschiedenen Unternehmensbereichen von De Lage Landen in Europa zum Einsatz.
Die Anforderung: Interne Abwicklung der Dokumentenverwaltung und externe Vergabe der Druckaktivitäten
De Lage Landen möchte in sein ERP-System gerne eine Lösung zur Dokumentenerstellung einbinden. Da De Lage Landen zum Verarbeiten des Dokumentenstroms, d. h., zum Sammeln, Sortieren, Gruppieren und Versenden von Aufträgen in den USA von jeher mit einer externen Organisation zusammen arbeitet, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Lösung zur Dokumentenerstellung mit der High-End-Printapparatur dieses Partners kommunizieren kann. Da diese Apparatur nicht auf reguläre Weise angesteuert werden kann, müssen die Dokumente für eine optimale Zusammenarbeit mit einer Kodierung versehen werden. Bisher war die gesamte Dokumentenverwaltung von De Lage Landen in Händen dieser Organisation. Aus Kosten- und Effizienzüberlegungen hat De Lage Landen jedoch entschieden, die Dokumentenverwaltung wieder intern stattfinden zu lassen. Das gilt sowohl für das Gruppieren und Sortieren von Dokumenten, als auch für die gesamte Verwaltung der Schablonen. Neben der Kosteneinsparung wird dadurch auch die Durchlaufzeit einer Änderung an einer Schablone beträchtlich verkürzt. De Lage Landen war auf der Suche nach einer Lösung, welche die interne Dokumentenverwaltung ermöglicht, und die optimal mit der High-End-Apparatur der externen Printorganisation kommunizieren kann.
Die Lösung: Integration von ITP und Compart
Aia Software verstand die Wünsche von De Lage Landen. Um eine Komplettlösung zu erreichen, arbeitet Aia Software mit Compart zusammen. Diese Organisation hat DocBridge Mill entwickelt, eine Anwendung, mit der für De Lage Landen eine nahtlose Integration zwischen ITP und der bestehenden Print- und Dokumenteninfrastruktur entsteht. DocBridge Mill analysiert die Dokumente, die von ITP erstellt werden und fügt diese anschließend zu zwei bis drei großen PDF-Dateien mit spezieller Kodierung zusammen. Aus dieser Kodierung geht beispielsweise hervor, ob ein Dokument aus einer oder mehreren Seiten besteht. Dadurch ‚weiß’ der Drucker, welche Seiten zu einem Auftrag gehören. Dank der Integration dieser beiden Lösungen ist es beispielsweise möglich, die Dokumente nach der Anzahl Seiten je Briefumschlag -selbstverständlich im gewählten Hausstil- zu gruppieren. Ein weiterer Vorteil von DocBridge Mill für De Lage Landen ist die Möglichkeit, die Lösung als separaten Service im Netzwerk einzusetzen. De Lage Landen hat ihre IT-Landschaft nämlich entsprechend einer Service Oriented Architecture (SOA) eingerichtet. Verschiedene Softwarepakete spielen in dieser Umgebung eine Rolle. Durch DocBridge Mill als separate Lösung in das Netzwerk einzubinden ist es möglich, DocBridge Mill sowohl von ITP als auch aus anderen selbständigen Softwareprogrammen heraus aufzurufen.
Das Ergebnis
De Lage Landen kann mithilfe dieser Lösung die Dokumente bereits sortiert und gruppiert für die externe Printorganisation bereitstellen. Der große Vorteil besteht darin, dass De Lage Landen nun selbst die Kontrolle über die Verwaltung der Dokumentenschablonen hat. Während dies früher extern stattfand, können nun bei Bedarf direkt Änderungen vorgenommen werden. Diese Lösung erfüllt also voll und ganz die Anforderung von De Lage Landen und führt zu einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis. Derzeit kommt diese Lösung ausschließlich in den USA zum Einsatz, aber langfristig will De Lage Landen diese auch in Europa verwenden.
Eric-Jan Swinkels, Business Liaison bei De Lage Landen: “Wir unterhielten bereits seit geraumer Zeit eine optimale Partnerschaft mit Aia Software. Dank ihrer tiefgreifenden Kenntnis auf dem Gebiet der Dokumentenverarbeitung, sind wir in der Lage, schnell und effizient Dokumente zu erstellen und anzupassen. Kosteneffizienz bleibt einer der wichtigsten Schwerpunkte der Organisation, da wir damit unsere ambitionierten Pläne verwirklichen können. Aia Software trägt hier mit seiner ITP-Plattform entsprechend bei. Dieses Projekt geht jedoch einen Schritt weiter. Wir haben eine ziemliche Anforderung an Aia Software gestellt: die gesamte Verwaltung des Dokumentenstroms. Dank der Kombination mit Comparts DocBridge Mill scheint Aia Software hervorragend in der Lage zu sein, mit uns mitzudenken und diese Anforderungen zu erfüllen.”