Erfolgstory Fahrzeugwerk Bernard Krone GmbH
Automatisierte Dokumentenerstellung bei der Fahrzeugwerk Bernard Krone GmbH
Dokumente spielen bei der Fahrzeugwerk Bernard Krone GmbH im Produktions- und Vertriebsprozess eine wichtige Rolle. Für die automatisierte Erstellung von rund 22.000, teils hochkomplexen Schriftstücken pro Monat setzt das niedersächsische Unternehmen eine Output-Management-Lösung ein, die beim Umzug von einem AS/400-basierten System auf SAP erfolgreich an die neuen Gegebenheiten angepasst wurde. Einen schnellen, nahtlosen Übergang ermöglichte dabei eine neu geschaffene bidirektionale Schnittstelle.
Auf Landstraßen und Autobahnen sind sie allgegenwärtig: Sattelauflieger und Anhänger mit der Aufschrift KRONE. Seit 1971 produziert Krone im emsländischen Werlte Nutzfahrzeuge. Neben Maschinenfabrik und Landtechnik Vertrieb und Dienstleistungen gehört auch das Fahrzeugwerk zur Krone Gruppe. Das Unternehmen blickt mittlerweile auf eine mehr als 100-jährige Tradition zurück. Zum Produktportfolio des Fahrzeugwerkes zählen Pritschen- und Koffersattelauflieger, Containerfahrgestelle, Wechselsysteme, Anhänger und Motorwagen-Aufbauten. Im Geschäftsjahr 2007/2008 wurden am Stammsitz mit mehr als 1.000 Mitarbeitern rund 40.000 Fahrzeug-Einheiten gefertigt. Damit ist Krone zweitgrößter Nutzfahrzeughersteller Europas und in mittlerweile 35 europäischen Ländern mit nationalen Vertriebspartnern vertreten.
Als Fahrzeughersteller mit einer breiten Produktpalette fallen bei Krone im Produktions- und Vertriebsprozess sehr viele individuell unterschiedliche Dokumente an. Das sind beispielsweise Fertigungs- und Parametrierungsdatensätze, Zulassungsdokumente (unterschiedlich je nach Zielland des Fahrzeugs), Homologations-Erklärungen und Gutachten, verschiedenste Zertifikate zur Fahrzeugaufbaufestigkeit oder spezielle Dokumente für Kühltransportfahrzeuge wie Anträge, Aufkleber und Zulassungsschilder.
Zu hoher Aufwand
Bis vor etwa zwei Jahren war bei Krone ein AS/400-basiertes System als Applikationsplattform im Einsatz, unter dem die Dokumente erstellt wurden. Dies geschah anfangs noch manuell oder per Serienbrieffunktion, wobei auf Daten des damaligen Produktionsplanungs- und Steuerungssystems sowie Excel- und Word-Dateien zurückgegriffen wurde. Als Textverarbeitung kamen IBM-Text und MS-Word zum Einsatz, Daten wurden manuell in Auftragspapieren und Stücklisten gesammelt. Neben dem hohen Aufwand bei der Erstellung der Dokumente machte sich hier auch nachteilig bemerkbar, dass die Daten auf lokalen oder zentralen Verzeichnissystemen abgelegt wurden, die untereinander nicht kompatibel waren. Durch einen starken Anstieg des Auftragsaufkommens war diese Vorgehensweise schließlich nicht mehr länger sinnvoll.
„Die Anzahl der von uns zu erstellenden Dokumente hat sich im Laufe der Zeit auch durch technische Weiterentwicklungen und Gesetzesänderungen erheblich vergrößert“, erklärt Franz Schmitz vom technischen Büro der Fahrzeugwerk Bernard Krone GmbH. „Es entstand zusätzlicher Arbeitsaufwand in erheblichem Ausmaß, neue Mitarbeiter für diesen Bereich mussten aber erst langwierig eingearbeitet werden. Hinzu kam, dass eine manuelle, individuelle Erstellung von komplexen Dokumenten naturgemäß nicht immer frei von Fehlern abläuft. Hier musste kontrolliert und nachgearbeitet werden, was die Produktionskosten noch weiter ansteigen ließ. Grundsätzlich waren viele unserer Dokumente an sich nach relativ einfachen, wiederkehrenden Gesetzmäßigkeiten aufgebaut und somit potenziell gut automatisierbar. Was uns damals einfach fehlte, war eine Möglichkeit, die jeweils benötigten Daten dynamisch aus den vorhandenen Datenquellen auszulesen und dann in einem einfachen Prozess in druck- und archivierbare Dokumente umzuwandeln.“
Die passende Lösung für diese Situation fand Krone schließlich mit der Dokumentenplatform ITP des Anbieters Aia Software. Die Entscheidung für dieses System basierte auf einer ganzen Reihe von Faktoren. Dazu zählte unter anderem die Möglichkeit, ganz normale Windows-PCs als Hardwareplattform für die Erstellung der Dokumenten-Vorlagen (Modelle) und die spätere Weiterbearbeitung zu verwenden. Der IT-Leitung von Krone gefielen außerdem die Flexibilität der Software bei Ausgabe und Druck mit Unterstützung verschiedenster Formate und Optionen sowie die verhältnismäßig einfach anzuwendende Programmiersprache, die den nötigen Schulungsaufwand für die Mitarbeiter in Grenzen hielt. Vorteilhaft war darüber hinaus, dass sich auch Formatierungen direkt via Word umsetzen ließen und Diagramme, Grafiken und Zeichnungen einfach eingebunden werden konnten.
Umstieg als Prüfstein
Die eigentliche Bewährungsprobe für die Flexibilität der Output-Lösung stand allerdings erst an, als Krone von der bisherigen AS/400-Plattform auf Unix und SAP R/3 wechselte. Im Zuge dieses Umstiegs musste zur weiteren Nutzung der Lösung eine hocheffiziente Schnittstelle zwischen ITP und SAP geschaffen werden. Keine einfache Aufgabe, denn es sollten sowohl Rohdaten für Dokumente aus dem SAP-System entnommen werden, als auch erzeugte Dokumente zeitgesteuert zur permanenten Datenablage in das SAP-Dokumentenverwaltungssystem eingecheckt werden. Gemeinsam mit Aia Software war die IT-Abteilung von Krone aber in der Lage, die Applikation entsprechend anzupassen und auf die neue Plattform umzustellen.
In der Praxis starten die Krone-Mitarbeiter nun die Erzeugung der gewünschten Dokumente oder Dateien mittels ITP über spezielle, vom jeweiligen Anwendungsfall abhängige Menüs, die individuell gestaltet werden können. Je nach Art des Dokuments gibt es Dialogboxen zur Interaktion zwischen Anwender und System. Lediglich die Erstellung der Vorlagen bzw. Modelldokumente erfordert geschulte Mitarbeiter. Anwender, die mit automatisch zu generierenden Schriftstücken arbeiten, benötigen lediglich grundlegende PC-Kenntnisse. Von Vorteil ist für Krone außerdem, dass nun eine konstant hohe Dokumenten-Qualität gewährleistet ist, die durch manuelle Bearbeitung in dieser Form nicht erreichbar wäre. Dies ist sehr wichtig, da es sich bei vielen der zu erstellenden Dokumente um Fahrzeugpapiere und Zertifikate handelt, die in Form, Aufbau und Inhalt strengen gesetzlichen Richtlinien unterliegen.
„Wir waren positiv überrascht, dass die Anbindung von ITP an das neue SAP-System reibungslos vonstatten ging“, resümiert Schmitz. „Da die bidirektionale Anbindung von ITP an SAP für die Implementierenden teilweise noch Neuland war, hatten wir offen gestanden mit einem höheren Aufwand für die Umstellung gerechnet und vorab sogar die Möglichkeit einkalkuliert, komplett auf ein anderes Output-System wechseln zu müssen. Grundsätzlich wären wir heute ohne automatisierte Erstellung der Dokumente in vielen Bereichen des Unternehmens gar nicht mehr in der Lage, das vorhandene Arbeitsaufkommen zu bewältigen. Im Jahr 2008 hatten wir in diesem Bereich beispielsweise einen monatlichen Dokumentendurchsatz von rund 22.000 Schriftstücken bzw. Dateien. Es ist da ein immenser Vorteil, dass nun im Prinzip jede noch so komplexe Anforderung nur noch einmal gründlich durchdacht und sauber in ITP abgebildet werden muss. Anschließend erzeugen unsere Mitarbeiter quasi per Mausklick hundertprozentig korrekte Dokumente.“
Für die Zukunft wird ein weiterer Ausbau der bestehenden Installation in Erwägung gezogen. Dabei sollen eventuell die Lösungen ITP/OnLine Server und ITP/MDK Repository implementiert werden. Krone verspricht sich davon zusätzliche Verbesserungen bei den Freigabeprozessen der Modelldokumente und der Verwaltung der Dokumentenhistorie. Durch den Einsatz von ITP/OnLine Server würde sich für den Fahrzeughersteller außerdem die Möglichkeit ergeben, Dokumente direkt über eine Weboberfläche zu erzeugen, so dass keine Installationen auf den einzelnen Clients mehr notwendig wären.