Erfolgstory Gewerbeaufsicht
Gewerbeaufsicht bietet Inspektoren komfortables und effizientes Tool für die Berichterstellung
Die Gewerbeaufsicht nutzt die allerneueste Version der ITP Dokumenten-Plattform, um die Inspektoren bei der Erstellung ihrer Berichte optimal zu unterstützen. Mit ITP (Intelligent Text Processing) von Aia Software ist diese Behörde in der Lage, maßgeschneiderte Schriftstücke effizienter und flexibler zu erstellen. Die Anwendung kann auf intelligente und schnelle Weise alle Daten sammeln, die im Schriftstück verarbeitet werden müssen.
Den Niederländern ist die Gewerbeaufsicht in erster Linie durch ihre Inspektoren bekannt. Diese Mitarbeiter kommen direkt mit den Arbeitsbedingungen bei verschiedensten Unternehmen und Organisationen in Kontakt.
"Die vorherige Version unserer Prozessanwendung war nicht mehr zeitgemäß", berichtet Joris Sauter, Informationsanalyst bei der Gewerbeaufsicht. "Bis dato war es für uns ausgesprochen aufwändig, alle erforderlichen Informationen zusammen zu tragen. Das gelang grundsätzlich zwar ganz gut, aber die Modelle, die wir benutzten, um die erforderlichen Daten zu sammeln, waren technisch sehr komplex. Sobald aufgrund gesellschaftlicher Entwicklungen neue Dokumente erforderlich waren, kostete deren Erstellung viel Zeit und Mühe."
Die Entscheidung für die ITP Dokumenten- Plattform liegt bereits vier Jahre zurück. Im Laufe dieser Zeit hat sich die Benutzung der Software zur Erstellung von Dokumenten parallel zur Entwicklung des Produkts weiterentwickelt. Die Zusammenarbeit war so positiv, dass die Gewerbeaufsicht bei der Wahl eines neuen Betriebssystems wiederum auf ITP als integrierte Dokumenten- Output-Lösung bestanden hat.
Die Anwendung, die mittlerweile erstellt wurde, hat Aia Software in Zusammenarbeit mit Logica entwickelt. Die Produktion der mit dieser Anwendung erstellten Schriftstücke wird nun von der neuen Prozessanwendung aus angesteuert. ITP/Server sorgt dafür, dass alle erforderlichen Daten schnell zusammengetragen werden, um sie im Schriftstück zu verarbeiten. Die neue Anwendung bietet eine internet basierende Struktur mit XML-Berichten. Das bedeutet für den Endbenutzer einen erheblichen Effizienzgewinn, was sich auch auf die Wartung der Schriftstücke auswirkt, für die keine IT-Spezialisten mehr erforderlich sind.
Zufriedenheit
Die endgültige Implementierung des Systems erfolgte um die Jahreswende. Inzwischen ist Jan Ruijter, Leiter der Abteilung Informationseinrichtungen, sehr zufrieden mit ITP als Tool, um diese On-demand-Unternehmensdokumente im aktuellen Layout und Stil der Behörde erstellen, drucken, duplizieren oder als E-Mail versenden zu können. "Wir nutzen ITP in Kombination mit einer anderen Anwendung seit mittlerweile vier Jahren. Es ist interaktiv und flexibel und ermöglicht jede beliebige Dokumentenzusammenstellung."
Besonders zufrieden, so erklärt Ruijter weiter, ist die Gewerbeaufsicht mit dem Dialog zwischen System und bearbeitendem Inspektor bei der Erstellung der ausgehenden Schreiben. Sofern nicht alle erforderlichen Daten aus der Datenbank abgerufen werden können, startet ITP einen Dialog-Bildschirm, mit dem die fehlenden Informationen abgefragt werden. Auf diese Weise entsteht schnell ein neues Schriftstück mit allen erforderlichen Informationen. Damit lässt sich problemlos maßgeschneiderte Korrespondenz erstellen, die sowohl juristischen Anforderungen als auch dem gewünschten, einheitlichen Design entspricht.
Zwischenzeitliche Speicherung
Was zunächst nicht erwartet wurde, sich aber dennoch als wichtiger Aspekt erwiesen hat, ist die Möglichkeit, dass die Inspektoren ihre Erkenntnisse zwischendurch speichern können. Diese vermeintliche Selbstverständlichkeit bot das frühere System nicht. Die Inspektoren waren also gezwungen, ihre Schriftstücke komplett fertig zu stellen, ehe sie diese speichern konnten. Mit der neuen Version von ITP besteht die Möglichkeit, den zwischenzeitlichen Fortschritt des Schriftstücks am Ende des Arbeitstages zu speichern und später weiter daran zu arbeiten.
Äußeres Erscheinungsbild
Für staatliche Behörden gelten strenge Vorschriften, wenn es um die Einheitlichkeit der Kommunikation geht. Ein Brief von der Gewerbeaufsicht muss deutlich als offizielles Schreiben einer staatlichen Behörde erkennbar sein. „Wir haben das Layout und alle dazugehörigen Design-Einstellungen vom Inhalt des Schreibens getrennt. Auf diese Weise erhalten - ungeachtet vom konkreten Inhalt des Schriftstücks - jedes Mal automatisch dieselbe einheitliche Darstellung. Das ist sehr effizient bei 250 unterschiedlichen Briefarten, zuzüglich ständig neuer Entwicklungen. Sobald jetzt eine Neuentwicklung dazu kommt, die wir auch auf Dokumentenniveau berücksichtigen müssen, ist die Time-to-Market wesentlich kürzer. Früher musste man ein neues Schriftstück komplett benennen und beschreiben. Das ist jetzt nicht mehr erforderlich. Es wird immer mit den aktuellsten Modellen beziehungsweise Vorlagen gearbeitet.“
Anwender: Gewerbeaufsicht
Hersteller: Aia Software
Anwendungen: Die ITP Dokumenten- Plattform (Version 3.5.1) ist ein Tool für die Zusammenstellung von On-demand-Unternehmensdokumenten und -Korrespondenz. Die Software zeichnet sich durch die innovative Interaktion mit dem Endbenutzer aus und bietet eine mehrschichtige Architektur, wodurch sich Schablonen und Textblöcke ganz einfach anpassen lassen. Die passenden Textblöcke werden automatisch mit allen erforderlichen Informationen angezeigt. Der Endbenutzer Anwender am Arbeitsplatz kann, soweit zulässig, den Text noch nachbearbeiten. Auf diese Weise lassen sich automatisch große Mengen von Standarddokumenten im gewünschten, einheitlichen Erscheinungsbild erstellen, mit der Möglichkeit der individuellen Zusammenstellung bei spezieller Korrespondenz.
Anzahl Benutzer: 750
Größte Vorteile: Mehr Effizienz und Bedienungskomfort für die Benutzer; äußerst kurze Bearbeitungszeiten, juristisch abgesichert, Möglichkeit der individuellen Anpassung von Dokumenten.