Erfolgsgeschichte DAS Rechtsschutz

Korrespondenzerstellung mit ITP von kritischen Juristen bei DAS Rechtsschutz akzeptiert

Der Kunde: DAS Rechtsschutz

DAS steht für zugängliche, professionelle juristische Dienstleistung und legt großen Wert auf Sachkenntnis und Zuverlässigkeit. Die 400 Juristen von DAS wickeln alljährlich über 85.000 Fälle für Privatpersonen und Unternehmen ab. Diese Fälle können sich auf unterschiedlichste Themen im persönlichem oder gesellschaftlichem Bereich beziehen: von Nachbarschaftsstreitigkeiten, Kündigungen, Konflikten im Zusammenhang mit Baugenehmigungen und Geldanlagen bis hin zu Auseinandersetzungen über Verkehrsunfälle. DAS verfügt dank seiner Größe und der großen Anzahl an Fällen über umfassendes juristisches Wissen und ist in der Lage, wichtige Trends und Entwicklungen auf juristischem Gebiet zu erkennen. Dieses Wissen möchte DAS gern auch für die Öffentlichkeit zugänglich machen. Selbstverständlich, um Menschen zu helfen, juristische Fehltritte und Konflikte zu vermeiden. Aber auch um juristische Konflikte zu lösen.

Die Entscheidung: Juristen bei DAS wollen die Möglichkeit haben, Texte an ihre eigenen Situationen und Mandanten anzupassen

Als Versicherungsunternehmen für den Bereich Rechtsschutz ist die Dienstleistung von DAS durch die bereits entrichteten Prämien der Versicherten gedeckt. Das ist eine völlig andere Situation als bei Rechtsanwaltskanzleien, die tatsächlich aufgewendete Stunden im Nachhinein bei ihren Mandanten deklarieren können. Kostenbewusstes und effizientes Arbeiten ist deshalb für DAS von der ersten Stunde an selbstverständlich. Das bedeutet nicht, dass das Unternehmen an der Qualität der erbrachten Dienstleistungen spart, sondern vielmehr, dass man sehr kritisch auf die administrative Organisation blickt. Aus diesem Grund beginnt DAS schon früh mit der Automatisierung der Textverarbeitung und der Korrespondenz. Und zwar mithilfe eines Systems zur Dokumentzusammenstellung, bei dem die Korrespondenz auf Basis von Standardtexten automatisiert ist, die bei Bedarf angepasst und/oder ergänzt werden können.

Mit der Einführung von ITP wurde zielgerichtet bei der Abteilung Legal Services begonnen, wo relativ gesehen die meiste Korrespondenz abgewickelt wird. Aber ebenso wichtig ist die Tatsache, dass gerade diese Abteilung aus einer äußerst kritischen Benutzergruppe besteht, die zu Erstellung von Korrespondenz Standardtexte nicht einfach so akzeptiert. Gerade die Juristen wollen die Möglichkeit haben, Texte an ihre eigenen Situationen und Mandanten anzupassen. Da die Implementierung und die Einführung so erfolgreich verlaufen sind, verkauft sich das ITP System innerhalb der DAS Organisation mittlerweile von selbst, und ITP soll künftig sogar unternehmensweit eingesetzt werden. Um dieses Ziel auf möglichst effiziente Weise zu erreichen, hat Aia Software den ITP/OnLine Server vorgeschlagen. Damit war DAS außerdem in der Lage, die Anforderungen an ein interaktives und flexibles Dokumentsystem zu erfüllen.

Die neue Lösung: Ein zentraler ITP-Server in Amsterdam und eine SaaS-Lösung für die Niederlassungen

Man entschied sich für die Implementierung von ITP/OnLine Server, wobei die Verwaltung zentral erfolgen kann und die Benutzer über einen Browser Zugang zu den Dokumenten haben. ITP/OnLine Server bot DAS die Wahl, zentral oder dezentral zu arbeiten. Dabei hat man sich für die relativ neuen Niederlassungen Groningen und Roermond für einen zentralen ITP/OnLine Server in der Hauptniederlassung entschieden. Die bereits länger bestehenden Niederlassungen in Arnheim, Den Bosch und Rijswijk arbeiten dagegen dezentral mit einem eigenen ITP Server. Die Niederlassungen in Groningen und Roermond können den ITP Server jetzt über ein ASP- oder SaaS-Modell nutzen. Darüber hinaus bietet ITP/OnLine Server auch Möglichkeiten für die Erstellung und Verwaltung digitaler Akten. Die mit ITP erstellten Dokumente werden gespeichert und archiviert. Briefe werden direkt digital unterzeichnet und später zentral bei der Poststelle gedruckt und versendet. Andere Optionen sind beispielsweise die interne Weiterleitung von Dokumenten zur zusätzlichen Genehmigung oder die Option, das Dokument einer Akte hinzuzufügen. Auch eingehende Schriftstücke werden in der zentralen Poststelle gescannt und als Anlage einer bestimmten Akte an ITP gesendet.

Die Kernfrage lautet: Welche Auswirkungen hat die ITP Software Lösung auf die Betriebsführung von DAS?

Die Arbeit mit diesem ITP Modell garantiert DAS einen enormen Gewinn in puncto Kosteneinsparung, Effizienzverbesserung und Qualitätsüberwachung. Für die Benutzer stellt es eine leicht zugängliche Anwendung dar, mit der sich Dokumente schnell und einfach generieren lassen. In der Praxis rufen die Juristen und Schlichter über das Intranet einen Browser auf und wählen aus einem Menü aus, welches Dokument im Standard-Textverarbeitungsprogramm geöffnet werden soll. In diesem werden unter anderem, entsprechend der vorab getroffenen Vereinbarungen und festgelegten Prozeduren, Mandanten- und Aktendaten erfasst. Da ITP weitreichende Interaktion mit den Benutzern bietet können die generierten Standarddokumente bearbeitet werden, um auf diese Weise wieder ein maßgeschneidertes Dokument zu erhalten. Zu diesem Zweck wird für jeden Textblock in jedem Dokument festgelegt, inwieweit ein bestimmter Benutzer Änderungen vornehmen kann. So ist und bleibt die Arbeit bei DAS für die Juristen angenehm!
Caty Both und Lindert Jan Kuijs, beide Berater für ICT und Prozesse bei DAS:
„Mit den Erfahrungen und Erkenntnissen aus der Praxis konnten wir für das System und die Dokumente eine Feinabstimmung vornehmen. Ein gutes Produkt weckt natürlich auch wieder allerlei Wünsche. Die Zusammenarbeit mit Aia Software ist ausgesprochen angenehm, und auch langfristig erwarten wir noch großen gegenseitigen Nutzen daraus zu beziehen. Wir haben uns für ITP/OnLine Server von Aia Software nicht nur deshalb entschieden, weil das ein gutes Produkt ist, sondern vor allem auch aufgrund des guten Gefühls im Hinblick auf die Zusammenarbeit. Wir waren ganz gezielt auf der Suche nach einer Partnerschaft, die bei beiden Parteien ein Win-Win-Gefühl erzeugt.“