Output-Erstellung bei LeasePlan Belgium zukunftssicher dank der Dokumentenplattform ITP

Output-Erstellung bei LeasePlan Belgium zukunftssicher dank der Dokumentenplattform ITP

Nach gründlicher Vorbereitung und einem sorgfältig koordinierten Migrationsprozess genießt nun auch LeasePlan Belgium die Vorteile der Dokumentenplattform ITP von Aia Software. Programm-Manager Luc Toeback und Lead Architect Hugo De herdt blicken auf ein lehrreiches Projekt zurück. Wie auch in anderen Branchen gewinnt gute und deutliche Kommunikation im Leasing-Sektor an Bedeutung. Ausgehende Dokumente müssen nicht nur tipptopp aussehen, von Leasing-Gesellschaften wird auch erwartet, dass sie (Standard-)Formulare schnell anpassen können. Zeit ist nun einmal Geld. In ihrem Streben nach optimaler Output-Erstellung entschied sich die LeasePlan Corporation deshalb vor einigen Jahren für Aia Software und die Einführung der Dokumentenplattform ITP als Standardsystem. Inzwischen arbeiten immer mehr LeasePlan Niederlassungen mit dieser Lösung. Neuester Zuwachs: LeasePlan Belgium.    

Umfassendes System

„Für unseren Übergang auf ITP haben wir die Systeme VarE-Docs und Optio verwendet“, berichtet Lead Architect Hugo De herdt. „VarE-Docs eignete sich vor allem zum Generieren individueller und häufig kompakterer Dokumente, wie Briefe, Angebote und Bestellscheine. Optio war ein systemeigenes iSeries Produkt und insbesondere für größere Volumen, wie Rechnungen, Versicherungsnachweise und Berichte bestimmt. Mit beiden Produkten waren wir eigentlich recht zufrieden. Da sowohl VarE-Docs als auch Optio das Ende ihrer Lebensdauer erreicht hatten, und die Lieferanten keinen Support mehr boten, kam logischerweise ITP von Aia Software ins Gespräch.“
Nachdem ein Proof of Concept durchgeführt war, zeigte sich schnell dass ITP das Zeug zu einem umfassenden System hat, in dem das Beste der bisher getrennten Welten von VarE-Docs und Optio vereint werden konnte. Nach dem Startschuss im September 2007 begann man Ende März 2008 mit dem Migrationsprozess. „Das war eine ziemliche Herausforderung“, erinnert sich De herdt. „Alle Dokumentenanfragen sind mittlerweile in XML erstellt. Sie enthalten die variablen Daten mit jeweils der Angabe, welchen Dokumenttyp ITP erstellen soll. Anschließend erfolgt eine Integration mit dem ITP Server, wo ITP-Modelle mit den Variablen aus der XML-Anforderung verknüpft werden. ITP sorgt für die vollständige Verarbeitung und versendet Dokumente beispielsweise als PDF per E-Mail, als Fax, oder per Spool-Verteilung an Drucker in unseren
verschiedenen Niederlassungen in Belgien und Luxemburg. Schließlich haben wir alle Dokumente in einem zentralen Archivierungssystem gespeichert, wo sie schnell abgerufen werden können.“

Schritt für Schritt

„Die Migration war Ende März 2009 abgeschlossen. Alles in allem war es ein ziemlich schwieriger Prozess, da wir vorab nicht wussten wie es laufen würde“, berichtet Programm-Manager Luc Toeback. „Wir entschieden uns für eine weitestgehend automatische Migration, sodass die größte Herausforderung beim Testen und Verarbeiten der Testergebnisse lag.“
Dazu kommt, dass LeasePlan Belgium ein umfangreiches Set von ca. 400 unterschiedlichen Briefen in drei Sprachen, das heißt insgesamt 1200 einzelnen Dokumenten aufgebaut hat. Außerdem sind beispielsweise Angebote vielfach ziemlich komplex. Sie enthalten viel Erstellungslogik und sind dokumententechnisch nicht einfach, nicht zuletzt da es sich abwechselnd um Hoch- und Querformat, Tabellen und Text handelt. Toeback: „Auch deshalb haben wir jedes Dokument Schritt für Schritt, Abteilung für Abteilung sorgfältig getestet. Der Vorteil des allmählichen Übergangs besteht darin, dass die tägliche Routine der betroffenen Mitarbeiter nicht unterbrochen wurde. Das wäre bei einem "big bang Szenario" nicht möglich gewesen.
Das Wichtigste war, dass wir mit ITP ein funktionsfähiges, funktionelles und zukunftssicheres System erhalten sollten. Und das ist uns sicher gelungen.“

Viel Spaß

Nun, da der Migrationsprozess vollzogen ist, beginnen sich die ersten Konturen des neuen Systems deutlich abzuzeichnen. De herdt: „Mit ITP haben wir anstelle von zwei Lösungen ein System für alle Dokumente, was auch wartungstechnisch Vorteile bietet. Außerdem bietet es im Vergleich zu VarE-Docs und Optio mehr Erstellungsfunktionen, dank der Verwendung von Word in Kombination
mit leistungsfähigen ITP-Anweisungen. ITP ist darüber hinaus ein echtes Leistungssystem und optimal skalierbar. Die schnelle Verarbeitung bietet für unsere Unternehmensprozesse einen deutlichen Zeitgewinn.“
Was die Verwaltung betrifft, lässt sich laut Toeback im Vergleich mit der bisherigen Situation kaum ein Unterschied feststellen. „Unsere Leute hatten auch mit VarE-Docs bereits Kontrolle über ihre Dokumente. Auch dank des ITP/MDK Repository erhalten die Benutzer in den Abteilungen mehr Zugriffsrechte, um Änderungen vornehmen zu können, wodurch sie in der Lage sind, Dokumente autonom zu entwickeln und zu verwalten. Die IT-Abteilung spielt noch eine wichtige Rolle
bei der Unterstützung, aber auch das ändert sich langsam. Eines steht jedoch fest: an diesem Leistungssystem werden wir noch viel Freude haben.“

Infos zu LeasePlan

LeasePlan Corporation ist der europäische Marktführer im Bereich Leasing und Fuhrparkverwaltung. Weltweit verfügt LeasePlan über ein Netzwerk von Vertretungen in über 30 Ländern, unter anderem auch in Südafrika und den Baltischen Staaten.