Robeco optimaliseert correspondentie met ITP Tekstblokken

Binnen de dienstverlening van Robeco vervult ITP een belangrijke rol als effectieve correspondentieoplossing. De vermogensbeheerder maakt al enige tijd succesvol gebruik van de tekstblokfunctionaliteit. “Het gebruik van ITP als correspondentieoplossing en tekstblokken in het bijzonder, heeft geleid tot een hoge mate van uniformiteit in communicatie met de klant en verbeterde huisstijlmanagement”, aldus  Emy Guilonard, content manager bij de afdeling Channel Marketing.

Emy Guilonard is voor de ruim 60 gebruikers, die verdeeld zijn over verschillende afdelingen, het aanspreekpunt als het gaat om het opstellen van document modellen en het beheren en bewerken van tekstblokken. Binnen Robeco wordt gewerkt met ruim 400 standaardbrieven, variërend van bevestigingsbrieven tot en met het opvragen van ontbrekende informatie en brieven over nalatenschap. Oftewel; alle mogelijke schriftelijke communicatie met de klant. Emy is vanuit haar functie zeer te spreken over de voordelen die het werken met ITP haar en haar collega’s biedt.

“In ITP is het mogelijk om zelfstandig nieuwe briefmodellen op te stellen. Door de standaardcorrespondentie vast te stellen in een vast documentmodel met een eenvoudige structuur van koptekst, bodytekst en afsluitende tekst, is het eenvoudig om een nieuw model op te stellen zonder tussenkomst van IT-collega’s. Naast het genereren van nieuwe documenten, biedt ITP ook de mogelijkheid om tekstblokken snel en gemakkelijk aan te passen. Dit vind ik persoonlijk een absolute meerwaarde. Als er een wijziging in een tekstblok voor alle particuliere of zakelijke briefafsluitingen moet worden doorgevoerd, is dit op één centrale plek te wijzigen.” ITP zorgt hiermee dat de business onafhankelijk is van de IT-afdeling. Omdat de IT-afdeling niet altijd goed kan inschatten welke zaken vanuit commercieel oogpunt prioriteit hebben, is dit aspect van ITP voor Robeco een duidelijk pluspunt. Op het moment dat het nodig is, biedt ICT uiteraard de helpende hand, echter de business blijft eindverantwoordelijk. Dit bevordert de slagvaardigheid en snelheid binnen de organisatie. “Bovendien draagt het bij aan de kwaliteit van communicatie met de klant. Belangrijke voorwaarden om als organisatie competitief te blijven in een turbulente en aan concurrentie onderhevige markt.”