Outputmanagement op de kaart – Pensioenfonds Horeca & Catering kiest voor ITP
Pensioenfonds Horeca en Catering (PH&C) is met bijna 850.000 deelnemers en circa 36.000 aangesloten werkgevers een van de grotere pensioenfondsen van Nederland. Van die 850.000 deelnemers zijn er momenteel zo’n 250.000 actief werkzaam in de horeca of catering. Dergelijke grote aantallen resulteren in een omvangrijke administratie met grote hoeveelheden inkomende data. Die ontvangt PH&C van het UWV en de Belastingdienst. Aan de andere kant betekenen dergelijke grote doelgroepen een enorme stroom aan uitgaande documenten, zoals pensioenoverzichten voor deelnemers en afrekeningen voor werkgevers. Sinds PH&C de pensioenadministratie zelf verzorgt, nu al zo’n vier jaar, werkte zij aan het verder professionaliseren en het verbeteren van de communicatie met alle betrokkenen partijen. Outputmanagement is daarin een belangrijk aandachtsgebied. Begin 2011 koos PH&C ITP als breed inzetbaar en centraal gepositioneerde outputmanagementoplossing. Het eerste project staat op het punt om live te gaan.
Fasegewijs
Dit jaar staat eerst het proces van het innen van de pensioenpremies bij werkgevers op de agenda. PH&C werkt momenteel hard aan het implementeren van een nieuw systeem voor de werkgeversadministratie: Maia van leverancier Actuera. De koppeling met ITP is al gerealiseerd en klaar voor gebruik. Bij de livegang van Maia zullen eerst vier documenten, te weten overzichten en brieven zoals de brief eerste aanmelding en de brief met de hoogte van de voorschotpremie, met ITP worden geproduceerd. Eind 2011 moeten in totaal 14 verschillende documenten via ITP tot stand komen. In 2012 komen vervolgens de documenten uit IVPA, voor de deelnemersadministratie, aan bod. Dit zijn bijvoorbeeld de startbrief en het Uniform Pensioenoverzicht.
Voor alle output
Hans Udink, projectmanager bij Pensioenfonds Horeca & Catering: “Feitelijk willen we output anders gaan positioneren in de organisatie. Elke (deel)applicatie die output genereert, in welke vorm dan ook, willen we gebruik laten maken van ITP. Echt breed inzetten dus. In deze startfase gebruiken we ITP alleen voor documenten die we in batches produceren (structured output) of unieke documenten (on demand) die we per werkgever of deelnemer maken. Op langere termijn echter gaan we ook de interactieve correspondentiestroom via ITP maken en managen. Op die manier kunnen we ons communicatieproces beter stroomlijnen en vereenvoudigen. Een grote stap in onze verdere professionalisering.”