De Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Rheinland-Pfalz gaat het bestaande correspondentiesysteem koppelen aan het nieuwe, geïntegreerde SAP-systeem
De Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) is een centrale administratieve organisatie van de deelstaat Rheinland-Pfalz. De organisatie met meer dan 1.000 medewerkers heeft haar hoofdvestiging in Trier en fungeert als de schakel tussen de deelstaatregering en de lagere overheden in de gemeenten, steden en regio's van de deelstaat. Binnen de onderwijssector van de deelstaat is de organisatie verantwoordelijk voor het beheer van circa 45.000 docenten en medewerkers in bijna 1.700 scholen.
Om de daarbij horende correspondentie bestaande uit meer dan 10.000 documenten per maand te kunnen verwerken, gebruikt de ADD al sinds 2001 het ITP-systeem van Aia Software voor de automatische productie van documenten en brieven (voor individuele verzending en voor bulkverzending). ITP was de vervanging van het toenmalige OfficeVision/400 systeem, dat door de leverancier niet langer werd ondersteund.
"We hebben toentertijd onder andere voor ITP gekozen omdat we veel van onze bestaande templates uit het OfficeVision-systeem met een conversieprogramma min of meer rechtstreeks in ITP konden overnemen", herinnert zich Erich Scherf, hoofd informatie- en communicatietechniek bij de Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion. "Bovendien konden we het toenmalige AS/400-programma met een tekstinterface gewoon blijven gebruiken, na een aantal kleine aanpassingen. Na de onderwijsafdeling is ITP vervolgens stapsgewijs ook bij andere afdelingen van de ADD in gebruik genomen. Het is een krachtige toepassing, dankzij de zeer snelle databasetoegang en de beschikbaarheid van kant-en-klaar samengestelde documenten."
Invoering van een geïntegreerd systeem op basis van SAP
In 2007 was sprake van een omslag toen de deelstaatregering van Rheinland-Pfalz besloot tot de invoering van een uniform personeelsmanagementsysteem voor de gehele deelstaat. In het kader van het project IPEMA® (een Duitse afkorting voor geïntegreerd personeelsmanagementsysteem) werd gekozen voor de ontwikkeling van een systeem op basis van het standaard ERP HCM-softwarepakket van SAP. Het personeelsmanagement van docenten is bij de ADD een van de in totaal drie deelprojecten.
In dit verband werd vervolgens ook de productie van documenten opnieuw onder de loep genomen, omdat deze productie in de toekomst geheel op basis van SAP-gegevens zou moeten gebeuren. Aanvankelijk betekende deze beleidskeuze voor een geïntegreerd systeem ook het einde van de ITP-oplossing. Na uitgebreid onderzoek bleek echter, dat zowel de Word-interface als de eigen tekstverwerking van de ontwikkelingspartner niet konden voldoen aan de gestelde eisen. Met name de sterk geautomatiseerde productie van standaardcorrespondentie was een aspect dat in elk geval behouden moest blijven om de processen te ontlasten. Dit leek met de beschikbare alternatieven niet zonder meer mogelijk.
"Wat de productie van documenten betreft waren wij door de jarenlange, succesvolle inzet van ITP natuurlijk ook wel verwend", aldus Scherf. "Een overstap op een oplossing met minder functies en met geringere prestaties zou moeilijk zijn uit te leggen. Afhankelijk van de tijd van het jaar, moeten bij ons meer dan 10.000 documenten per maand worden geproduceerd. Dat is niet mogelijk zonder een goed functionerend systeem voor geautomatiseerde standaardcorrespondentie. Daar kwam nog bij, dat we voor de overgang naar een ander systeem de deels zeer complexe tekstblokken en templates ingrijpend zouden moeten aanpassen. Het gaat daarbij om circa 600 documenten met uitgebreide functies. Het spreekt voor zich dat we de kosten van de migratie van deze templates zo laag mogelijk wilden houden. En niet in de laatste plaats bleek ITP, in vergelijking met licenties op serverbasis een zeer aantrekkelijke prijs-/prestatieverhouding te hebben." Argumenten die de projectleiding bij ADD uiteindelijk deden besluiten om een technisch zinvolle oplossing te zoeken waarmee het bestaande ITP-systeem aan de nieuwe standaardsoftware kan worden gekoppeld zodat we dat systeem konden blijven gebruiken. Ondersteuning hierbij werd verleend door de IT-dienstverlener AETeam, een specialist op het gebied van tekst- en data-integratie. Gezamenlijk konden we laten zien dat ITP met een eenvoudig te realiseren conversie-interface aan de SAP-database kan worden gekoppeld op een manier die resulteert in net zo'n sterke prestaties bij de documentproductie als voorheen bij de AS/400-toepassing.
Snelle koppeling, sterke prestaties
Gelukkig waren daarvoor slechts een paar aanpassingen nodig. Met behulp van enkele macro's konden de honderden templates geschikt worden gemaakt voor het SAP-systeem. "De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de productie en het beheer van de documenten kunnen nu met de nieuwe "SAP templates" op precies dezelfde manier werken als met de vroegere 'AS/400 templates' ", legt Reinhold Kugel uit. Hij is binnen de ADD verantwoordelijk voor het ITP-project.
De oplossing van Aia Software is via webservices aan het SAP-systeem gekoppeld en vormt een optimale aanvulling op dat systeem. De personeelsgegevens die nodig zijn voor de documentproductie worden door de ADD-medewerkers rechtstreeks ingevoerd in SAP. Aansluitend kunnen vanuit dit invoerscherm de benodigde ITP-documenten worden opgevraagd, automatisch van de relevante gegevens worden voorzien en gecreëerd. Voordat deze vervolgens worden verzonden of afgedrukt, is het zo nodig mogelijk de documenten nog na te bewerken. Omdat het definitieve document een Word-document is, geniet het systeem een grote mate van acceptatie onder de eindgebruikers en degenen die ermee werken en is de drempel voor gebruik laag. Behalve voor de productie van individuele correspondentie wordt ITP ook ingezet voor het centraal afdrukken van mailings.
"We zijn heel tevreden over deze nieuwe oplossing", vat Scherf samen. De responstijd bij de samenstelling van de documenten is zeer goed. Nu we ITP blijven gebruiken realiseren we uiteindelijk ook een hoger rendement op onze investeringen in tekstblokken en modeldocumenten.
Als de migratie volledig achter de rug is, zijn aanvullende uitbreidingen gepland om de prestaties verder te verbeteren. Dat omvat onder andere de overstap naar de ITP/MDK Repository. Met dit product wil de ADD de ontwikkeling van templates nog dichter bij de verschillende afdelingen brengen, de noodzakelijke programmering in de templates verminderen en zo de productiviteit verder verhogen.