Achmea haalt rapportcijfer op tot een 9

De klant: Achmea

Achmea Hypotheekbank (hoofdvestiging in 's-Hertogenbosch) verzorgt voor alle Achmea hypotheekmerken, zoals Centraal Beheer, Woonfonds Hypotheken en Avéro Achmea, de ICT-activiteiten waaronder brieven en documenten. Voor het hypotheekbedrijf spelen deze een belangrijke rol. Het gaat namelijk vaak om complexe documenten zoals de offertes, variërend van enkele tot meer dan tachtig pagina's, die gebaseerd zijn op ingewikkelde business rules en tekstbouwstenen. Daarnaast is er sprake van batches zoals de maandelijkse nota's, renteherzieningsvoorstellen en de jaarlijkse fiscale opgaves. Documenten worden gebaseerd op data uit de front-, mid- en backoffice-systemen.

Van de 350 medewerkers maken meer dan 140 medewerkers tevens gebruik van ITP Online, waarbij de verspreiding over vier verschillende vestigingen geen belemmering meer is.

De vraag van Achmea

Dirk Smit, informatieanalist en functioneel beheerder bij Achmea Hypotheekbank, vertelt over de redenen om een project op te starten: "We maakten al jaren gebruik van een oude versie van ITP maar in de loop der jaren was daar door Achmea en derde partijen een wirwar aan applicaties en maatwerk omheen gebouwd. Functioneel voldeed dat, maar er was sprake van een groeiende onduidelijkheid wie verantwoordelijk was voor het onderhoud. Daarnaast waren er tevens geen of sterk verouderde afspraken over SLA's. Dat maakte de foutgevoeligheid en kwetsbaarheid van het documentsysteem enorm groot en eigenlijk onverantwoord."

De kosten van onderhoud en aanpassingen liepen op doordat binnen de eigen organisatie geen of weinig kennis meer aanwezig was van de maatwerkcomponenten en gebruik gemaakt werd van relatief dure externe krachten. Besloten wordt om een project op te starten waarbij in één keer de achterstand van het documentsysteem wordt ingehaald, zowel qua software als hardware. Daarbij wordt rekening gehouden met de richtlijn van Achmea dat iedere medewerker moet kunnen beschikken over dezelfde werkpleksuite waarbij alle applicaties ook webbased moeten zijn.

Het antwoord van Aia Software

Samen met Aia Software stelt Dirk Smit een ambitieus plan op dat in oktober 2004 ter goedkeuring wordt voorgelegd. Gekozen wordt voor de implementatie van ITP/Server waarop alle document- en brievenmodellen worden aangemaakt en beheerd in de ITP/MDK Repository. Alle maatwerkapplicaties worden vervangen door standaard ITP-software en het brievenboek wordt geherstructureerd om het gebruikersvriendelijker te maken. Uiteindelijk gaat in april 2005 de implementatie echt van start. Bij de planning van het project wordt rekening gehouden met de vaste releasemomenten die Achmea hanteert voor de andere automatiseringsystemen. Dit levert vooral voordeel op doordat direct ingehaakt kan worden op vernieuwingen. De implementatie van ITP/Server gebeurt verder zonder aanpassing van bestaande systemen: de oude componenten worden vervangen door de nieuwe waarna alleen een korte test nodig is.

Het resultaat

In augustus 2005 wordt het project opgeleverd waarbij de eindsituatie gelijk is aan het van te voren opgestelde ambitieuze plan. Iedereen werkt nu via de browserbased interface, deze is intuïtief en sluit zo goed aan op het werkproces dat voor de eindgebruikers geen enkele training nodig is.

Dirk Smit: "We hebben zowel de applicaties als de documenten gestroomlijnd en dat levert voor de eindgebruikers veel gemak op. Het brievenboek is nu ingericht op basis van proces, in tegenstelling tot vroeger per merk. Medewerkers kiezen eerst voor het soort document en daarna pas voor het specifieke merk. Door het gebruik van de ITP/MDK Repository hebben we de inrichting vergaand kunnen standaardiseren: het aantal modelbrieven is dan ook teruggebracht van vierhonderd naar tweehonderd en zowel inrichting en beheer gebeurt centraal."

De output-vorm ligt in principe vast in het Hypotheeksysteem en kan variëren. Er wordt naar gestreefd om minder papier te gebruiken en meer digitaal te werken met bijvoorbeeld PDF, ook in verband met digitaal archiveren. "Papieren output voor de klant wordt gedigitaliseerd opgeslagen wanneer aan strikte eisen wordt voldaan.", aldus Smit.
"Een offerte van tachtig pagina's kan in tweevoud worden afgedrukt, waarvan er eentje naar het papieren archief gaat. Digitaal archiveren kost echter aanzienlijk veel minder en wordt daarmee economisch steeds interessanter. Hypotheekdossiers moeten namelijk 40 jaar worden opgeslagen in een papieren archief."
Berichten voor het HDN (Hypotheek Data Netwerk) worden ook met ITP gemaakt.

Het project levert veel meer voordelen op. Zo worden ieder jaar in januari meer dan 125.000 jaaropgaves gemaakt en verstuurd. Dit jaar maakte iedereen zich weer op voor een aantal lange, drukke weken maar in een paar dagen was de klus geklaard. Door de centrale repository staan alle modellen nu op één plek. Dat maakt de aanmaak en het beheer eenvoudiger, gestructureerder en vooral ook sneller. Aanpassingen kunnen nu in eigen beheer uitgevoerd worden, waardoor de kosten lager zijn en de time to market korter is. Voor het nieuwe merk dat er onlangs bij kwam is de inrichting dan ook heel snel gerealiseerd.
De totale documentgeneratie-oplossing is nu gebaseerd op standaard software: ondersteuning is daarmee gewaarborgd en de afhankelijkheid van maatwerkleveranciers is verdwenen.

Dirk Smit kijkt terug op een geslaagd project: "We hebben onze ambitieuze doelstellingen gehaald en dat is mede te danken aan de goede samenwerking met Aia Software. Onze expertises vullen elkaar goed aan waardoor we bij onverwachte problemen toch snel een praktische oplossing hebben gevonden. Het oude systeem had als rapportcijfer een 4 à 5, ik kan nu gerust zeggen dat we weer op een 9 staan."

Over Achmea Hypotheekbank

Achmea Hypotheekbank is onderdeel van de Achmea-groep. Achmea behoort tot de grotere financiële dienstverleners in de Benelux. Achmea biedt bedrijven, instellingen en consumenten een breed pakket verzekeringen en bancaire- en hypothecaire producten en diensten. In internationaal verband is de Achmea Groep partner in Eureko. Eureko is een Europees samenwerkingsverband van vooraanstaande dienstverleners.

Terug