Dynamisch labels afdrukken bij Monuta 

Over Monuta

Monuta is een van de toonaangevende bedrijven op het gebied van uitvaartverzorgingen en uitvaartverzekeringen in Nederland. Zij bezit een netwerk van uitvaartondernemingen verspreid over heel Nederland. Veel van deze ondernemingen zijn in het verleden overgenomen door Monuta. Tot voor kort opereerden deze ondernemingen onder hun eigen oude naam. Op dit moment worden al deze ondernemingen onder de Monuta vlag gebracht.
Om de goede naam die zij in hun regio hebben niet verloren te laten gaan, wordt de naam Monuta gecombineerd met hun oude naam tot, bijvoorbeeld, Monuta Dalmolen.

De uitdaging: meer dan 30 verschillende soorten briefpapier

De facturen voor alle ondernemingen worden aangemaakt en geprint op het hoofdkantoor van Monuta. Op dit moment wordt voor elke onderneming verschillend briefpapier gebruikt (30+) en de medewerkers van de uitvaartadministratie moeten het papier in hun printer meerdere keren per dag verwisselen. Tegelijk met de introductie van de nieuwe namen en het nieuwe briefpapier wilde Monuta graag fullcolour logos gaan printen tegelijk met de factuur in plaats van voorbedrukt briefpapier aan te moeten schaffen.

Return on investment

Als dit op een kosteneffectieve manier gerealiseerd kan worden zou hen dat een goede return of investment geven: de werkprocessen op de uitvaartadministratie kunnen vereenvoudigd en verkort worden en er hoeft minder voorbedrukt papier of voorraad gehouden te worden. In hun oude oplossing worden de facturen aangemaakt en geprint vanaf de AS/400 met RPG print files. De wijziging naar een nieuwe huisstijl en de introductie van fullcolour afdrukken vanaf de AS/400 zou een zeer grote hoeveelheid werk betekenen en een gespecialiseerde en maatwerk print omgeving. Bij Monuta Verzekeringen is ITP al in gebruik voor de productie van correspondentie en polissen.

De oplossing: dynamische briefhoofden met ITP

Monuta besloot om ITP ook te gaan inzetten voor het produceren van fullcolour facturen, inclusief acceptgiro's. Doordat alle voorzieningen van Microsoft Word beschikbaar zijn met ITP is het zeer eenvoudig om dynamisch briefhoofden te produceren. Door gebruik te maken van INCLUDEPICTURE velden in Word kan het juiste briefhoofd geplaatst worden op basis van data in de AS/400 database.

Een oplossing bestand tegen de toekomst

Als briefhoofden wijzigen of nieuwe moeten worden toegevoegd dan hoeft slechts de registratie in de AS/400 database worden aangepast; er zijn geen wijzigingen nodig aan de ITP model documenten of de ITP instructies. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van willekeurige PC kleurenprinters. Dankzij de flexibele integratie mogelijkheden van ITP kan dit allemaal gerealiseerd worden zonder wijzigingen in de werkprocessen, afgezien natuurlijk van het vervelende papier wisselen, en ook zijn er slechts zeer beperkte wijzigingen nodig aan de AS/400 database en applicatie.