Succesverhaal Arbeidsinspectie

Arbeidsinspectie biedt inspecteurs comfortabele en efficiënte tool voor rapportages

De Arbeidsinspectie gaat gebruikmaken van de allernieuwste versie van het ITP Document platform om de inspecteurs maximaal te faciliteren bij het maken van zijn rapportages. Met ITP (Intelligent Text Processing) van Aia Software is de overheidsinstelling in staat om efficiënter en flexibeler maatwerkdocumenten te produceren. De applicatie weet op een slimme en snelle wijze alle gegevens te verzamelen die nodig zijn om in het document te verwerken. 

De Nederlandse samenleving kent de Arbeidsinspectie hoofdzakelijk om haar inspecteurs. Deze medewerkers zijn de eersten die direct in contact komen met de arbeidsomstandigheden bij zeer uiteenlopende organisaties.
"De vorige versie van onze procesapplicator was niet meer van deze tijd", vertelt Joris Sauter, informatieanalist bij de Arbeidsinspectie. "Voorheen kenden we een aanpak waarbij het bijzonder complex was alle informatie bij elkaar te krijgen. Dat lukte op zich wel, maar de modellen om de benodigde gegevens te verzamelen waren technisch erg ingewikkeld. Als door maatschappelijke ontwikkelingen nieuwe documenten nodig waren, vergde het veel tijd en energie om deze te produceren."

De keuze voor het ITP Document Platform ligt al zo’n vier jaar terug. In de loop van de jaren is het gebruik van de document compositie software met de ontwikkeling van het product meegegroeid. De samenwerking is dusdanig goed bevallen dat de Arbeidsinspectie bij de keuze voor een nieuw bedrijfssysteem wederom ITP heeft aangewezen als geïntegreerde documentoutput-oplossing.
De applicatie die nu is opgezet, heeft Aia Software ontwikkeld in samenwerking met Logica. De productie van de met deze applicatie geproduceerde documenten wordt nu aangestuurd vanuit de nieuwe procesapplicator. ITP/Server zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens snel worden verzameld om in het document te verwerken. De nieuwe applicatie kent een op internet gebaseerde structuur met xml-berichten. Dat heeft voor de eindgebruiker een forse efficiencywinst tot gevolg. Dat geldt ook voor het onderhoud op de documenten waar geen it-specialisten meer aan te pas komen.

Tevreden

De definitieve implementatie van het systeem wordt over de jaarwisseling heen getild. Ondertussen is Jan Ruijter, hoofd van de afdeling Informatievoorziening
dik tevreden over ITP als tool om deze on-demand bedrijfsdocumenten in de bestaande huisstijl te kunnen produceren, printen, dupliceren of als e-mail te versturen. ‘We gebruiken ITP in combinatie met een andere applicatie nu al vier jaar. Het is interactief en flexibel en biedt de mogelijkheid voor elke documentcompositie die je wilt.
Waar de Arbeidsinspectie in het bijzonder zo tevreden over is, legt Ruijter verder uit, is de dialoog tussen systeem en de inspecteur bij productie van de uitgaande brieven. Als niet alle benodigde gegevens uit de database gehaald kunnen worden, start ITP een dialoog scherm waarmee de ontbrekende informatie wordt uitgevraagd. Zo kan snel een nieuw document worden aangemaakt met alle benodigde informatie. Correspondentie op maat binnen juridische en huisstijl kaders is daarmee moeiteloos te creëren.

Tussentijd

Wat je op zich niet zou verwachten, maar wat toch een belangrijk issue bleek, was de mogelijkheid voor inspecteurs om hun bevindingen tussentijds op te slaan. Deze vermeende vanzelfsprekendheid zat niet opgeborgen in het vorige systeem. Inspecteurs waren dus gedwongen om het document compleet gereed te maken. Met de nieuwe versie van ITP bestaat de mogelijkheid om het document aan het einde van de middag op te slaan en de volgende werkdag verder aan het document te werken.

Uitstraling

De overheid hanteert een strikt beleid als het gaat om uniformiteit in communicatie. De brief die van de Arbeidsinspectie binnenvalt, moet duidelijk de overheid als afzender hebben. "We hebben de lay out en alle daarbij horende huisstijl instelling losgekoppeld van de inhoudelijke brief. Zo wordt telkens automatisch dezelfde schriftelijke representatie naar buiten gebracht, ongeacht de vorm van het document. Wel zo efficiënt met een bestand van 250 briefsoorten, plus ook nog telkens nieuwe ontwikkelingen. Als er zich nu een ontwikkeling voordoet, waarmee we ook op documentenniveau rekening hebben te houden, dan is de time to market veel korter. Vroeger moest je een nieuw document volledig benoemen en beschrijven. Dat is niet meer nodig. Je werkt altijd met de meest up to date modellen."

Gebruiker: Arbeidsinspectie
Leverancier: Aia Software
Applicaties: ITP Document Platform (3.5.1) is een tool voor de compositie van on-demand bedrijfsdocumenten en correspondentie. De software kenmerkt zich in interactie met de eindgebruiker en kent een gelaagde architectuur waardoor templates en tekstblokken zeer eenvoudig aan te passen zijn. De juiste tekstblokken verschijnen automatisch met alle benodigde informatie al in beeld. De eindgebruiker kan, indien toegestaan, tekst nog nabewerken. Zo kunnen automatisch in huisstijl grote aantallen standaarddocumenten worden opgesteld met daarbij de mogelijkheid voor het individueel samenstellen van verfijnde correspondentie.
Aantal gebruikers: 750
Grootste winstpunten: toegenomen efficiency en comfort voor de gebruikers; zeer korte mutatiecycles; Juridisch geborgd met ruimte voor maatwerk