Succesverhaal Ardanta
Ardanta is verzekerd van goede documenten
Over Ardanta
Ardanta is gespecialiseerd in uitvaartverzekeringen in natura en neemt voor de nabestaanden van haar verzekerden dan ook alle zorg uit handen bij het regelen van de uitvaart. Met meer dan een half miljoen actieve polissen is Ardanta één van de grootste natura-uitvaartverzekeraars in Nederland. Het bedrijf is onderdeel van Fortis ASR en gevestigd in Enschede.
De vraag van Ardanta
Vanzelfsprekend spelen documenten en correspondentie een belangrijke rol bij een verzekeringsmaatschappij als Ardanta. De verwerking van polissen, correspondentie en het versturen van acceptgiro’s is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering waarbij zorgvuldigheid en snelheid een grote rol spelen.
Harry Kesler, Hoofd Automatisering: "Eind jaren ’90 liepen we met onze bestaande automatiseringssystemen tegen de grenzen van de mogelijkheden en de capaciteit aan. We zijn gestart met het ontwikkelen van een nieuw administratief systeem, deels op basis van een bij de moedermaatschappij reeds opgezette structuur en geholpen door de bij de moeder reeds actieve leverancier. Voor het document management wilden we een standaardpakket integreren en we zijn ons gaan oriënteren op de markt. We hadden daarbij een zeer uitgesproken mening over de noodzakelijke functionaliteit en de technische voorwaarden waar een pakket aan zou moet voldoen. Bij onze keuze voor een systeem hebben we deze eisen en wensen dan ook zwaar laten wegen. Vanzelfsprekend hebben we gebruik gemaakt van de ervaringen binnen ons moederbedrijf Fortis. Een ander onderdeel had al goede ervaringen met ITP van Aia Software en bij een kritische beschouwing bleek dit pakket in feite alles te bieden wat wij zochten, met zelfs ruimte voor meer. Dat maakte de keuze eenvoudig."
De oplossing van Aia Software
Vanaf mei 2003 is ITP volledig in gebruik bij zowel de front- als de backoffice. Het systeem genereert output naar aanleiding van mutaties in het systeem: in de front office worden op basis van de contacten met klanten gegevens in het systeem ingevoerd of gewijzigd. ITP verwerkt dit waar nodig onmiddellijk in de documenten en de output is direct beschikbaar. Het BackOffice gedeelte van het systeem genereert met behulp van ITP ook zelf automatisch documenten. Bijvoorbeeld een maandelijkse rekening voor de betaling van de premies of een kennisgeving aan een verzekerde dat een polis premievrij is geworden. Ongeveer 90 tot 95 % van alle uitgaande documenten wordt via ITP aangemaakt. Gemiddeld gaat het om 30.000 documenten per maand.
Techniek
Ardanta heeft eind 1998 al gekozen voor een Service Oriented Architecture: een inrichting van het systeem waarbij applicaties onderling gegevens uitwisselen in XML formaat met behulp van MQ Series van IBM. Harry Kesler: "De applicatie-onderdelen zijn verdeeld over vier verschillende platforms, mainframe, AS/400, RS/6000 en Windows 2000 Server. Door alle onderlinge communicatie in XML te laten plaatsvinden zijn wij heel flexibel: zonder probleem zouden we een server kunnen vervangen of er één bij kunnen plaatsen. Er hoeft relatief ook heel weinig te worden geprogrammeerd om een document tot stand te brengen. Onze bedrijfsprocessen hebben bepaald hoe we hebben geïmplementeerd, niet de technische systemen.”
Het resultaat
"We zijn zeer tevreden met en over ITP: voor ons is het belangrijk dat we eenvoudig zelf kunnen onderhouden en aanpassen waar en wanneer dat nodig is. Dat betekent dat we leverancier-onafhankelijk kunnen opereren, maar als we een beroep op ze doen is er altijd direct iemand beschikbaar. De performance van het pakket is uitstekend en nu ik er zo over nadenk: we hebben in de twee jaar dat we nu met ITP werken nog niet meegemaakt dat iets niet werkte," aldus Harry Kesler. "Voor wat betreft de toekomst? We verwachten een ontwikkeling dat klanten meer en meer het internet gaan gebruiken voor zowel het opzoeken als het doorgeven van informatie. Mogelijkheden waar we nu aan denken zijn bijvoorbeeld het ter inzage geven van de polis op basis van een username en password. Of het per email versturen van de jaarlijkse verhogingen. En dat kan in ITP allemaal al en vergt van ons dus geen extra investeringen."