Succesverhaal DAS Rechtsbijstand
Correspondentie met ITP omarmd door kritische juristen bij DAS rechtsbijstand
De klant: DAS rechtsbijstand
DAS staat voor toegankelijke professionele juridische dienstverlening en heeft deskundigheid en betrouwbaarheid hoog in het vaandel staan. De vierhonderd juristen van DAS behandelen jaarlijks ruim 85.000 zaken voor particulieren en bedrijven. Deze zaken hebben betrekking op de meest uiteenlopende onderwerpen op persoonlijk en maatschappelijk gebied: van burenruzies, ontslagzaken, conflicten over bouwvergunningen en geldbeleggingen, tot discussies over verkeersongevallen. DAS beschikt door haar omvang en volume van zaken over uitgebreide juridische kennis en is in staat belangrijke trends en ontwikkelingen op juridisch gebied te signaleren. Deze kennis wil zij graag ter beschikking stellen aan het publiek. Uiteraard om mensen te helpen juridische misstappen en conflicten te voorkomen. Maar ook om juridische conflicten op te lossen.
De beslissing: juristen bij DAS willen de mogelijkheid hebben om teksten aan te passen aan hun eigen situaties en cliënten
Als verzekeringsmaatschappij op het gebied van rechtsbijstand wordt de dienstverlening van DAS betaald uit de al afgedragen premies van de verzekerden. Dit is een geheel andere situatie dan bij de advocatenkantoren die werkelijk bestede uren achteraf kunnen declareren bij hun cliënten. Kostenbewust en efficiënt werken is daarom voor DAS vanaf het eerste uur al vanzelfsprekend. Dat wil niet zeggen dat het bedrijf bezuinigt op de kwaliteit van de geleverde diensten maar wel dat kritisch gekeken wordt naar de administratieve organisatie. Dat is ook de reden dat DAS al vroeg begint met de automatisering van tekstverwerking en correspondentie. Met behulp van een documentcompositie systeem waarbij de correspondentie is geautomatiseerd op basis van standaardteksten die waar nodig aangepast en/of aangevuld kunnen worden.
De invoering van ITP is doelbewust gestart bij de afdeling Legal Services, waar relatief de meeste correspondentie wordt gevoerd. Maar niet minder belangrijk is het feit dat juist deze afdeling uit een zeer kritische groep gebruikers bestaat die niet zomaar standaard teksten accepteert om de correspondentie mee te creëren. Juist de juristen willen de mogelijkheid hebben om teksten aan te passen aan hun eigen situaties en cliënten. Doordat de implementatie en uitrol zo succesvol zijn verlopen verkoopt het ITP-systeem zich nu vanzelf binnen de DAS organisatie en zal ITP in de toekomst bedrijfsbreed worden ingezet. Om dit op een efficiënte manier te bereiken heeft Aia Software de ITP/OnLine Server voorgesteld. Daarmee was DAS bovendien in staat om aan de behoefte aan een interactief en flexibel documentsysteem te voldoen.
De nieuwe oplossing: één centrale ITP server in Amsterdam en een SaaS-oplossing voor de vestigingen
Gekozen is voor het implementeren van ITP/OnLine Server waarbij het beheer centraal kan plaatsvinden en de gebruikers via een browser toegang hebben tot de documenten. ITP/OnLine Server gaf DAS de mogelijkheid om centraal dan wel decentraal te werken. Hierbij is voor de betrekkelijk recente vestigingen Groningen en Roermond gekozen voor een centrale ITP/OnLine Server in de hoofdvestiging. De reeds bestaande vestigingen in Arnhem, Den Bosch en Rijswijk werken decentraal met een eigen ITP server. De vestigingen in Groningen en Roermond kunnen nu via een ASP of SaaS-model gebruik maken van de ITP server. Daarnaast biedt ITP/OnLine Server ook mogelijkheden voor het opzetten en beheren van een digitaal dossier. De met ITP gecreëerde documenten worden opgeslagen en gearchiveerd. Brieven worden direct digitaal ondertekend en dan later centraal bij de postkamer geprint en verstuurd. Andere opties zijn bijvoorbeeld intern doorsturen van documenten voor aanvullend akkoord of de optie om het document bij een dossier te voegen. Ook inkomende stukken worden in de centrale postkamer gescand en als bijlage van een bepaald dossier naar ITP gestuurd.
De kern van de zaak: Wat is de impact van de ITP software oplossing op de bedrijfsvoering van DAS?
Het werken met dit ITP-model levert DAS een enorme winst op in termen van kostenbesparing, efficiëntieverbetering en kwaliteitsbewaking. Voor de gebruikers is het een laagdrempelige toepassing waarmee documenten snel en eenvoudig te genereren zijn. In de praktijk openen de juristen en intermediairs via het Intranet een browser en kiezen uit een menu welk document wordt geopend in het standaard tekstverwerkingsprogramma. Daarin worden onder meer, volgens van te voren gemaakte afspraken en procedures, relatie- en dossiergegevens ingevoegd. Doordat ITP vergaande interactie met de gebruikers biedt kunnen de gegenereerde standaard documenten bewerkt worden en zo weer tot een maatwerkdocument leiden. Daarvoor is voor ieder tekstblok in ieder document ingesteld in hoeverre een specifieke gebruiker wijzigingen kan aanbrengen. Zo is en blijft het voor de juristen prettig werken bij DAS!
Caty Both en Lindert Jan Kuijs, beide Adviseur ICT en Processen bij DAS:
“Met de ervaringen en inzichten uit de praktijk hebben wij het systeem en de documenten kunnen fine-tunen. Een goed product levert natuurlijk ook weer allerlei wensen op. De samenwerking met Aia Software bevalt goed en ook op langere termijn verwachten we daar nog veel wederzijds nut en plezier aan te beleven. We hebben voor ITP/OnLine Server van Aia Software gekozen omdat het product goed is, maar vooral ook vanwege het goede gevoel ten aanzien van de samenwerking. We zochten doelbewust naar een partnerschap dat een win-win gevoel zou creëren bij beide partijen.”