Succesverhaal DEKRA

Documenten als bewijs van veiligheid

KEMA-KEUR is in Nederland een begrip en is bijna een synoniem voor veiligheid. Sinds 2009 maakt KEMA Quality onderdeel uit van de internationale organisatie DEKRA en vormen alle test-, inspectie-, audit-, en certificeringsactiviteiten een integraal onderdeel van de dienstverlening. De certificaten die worden uitgegeven zijn met recht waardepapieren pur sang en de aanverwante documenten en correspondentie zijn eveneens van groot belang.

De vraag:

Remco Mol is IT manager en betrokken geweest bij de keuze en implementatie van ITP in 2006: “We verdienen ons geld met het verstrekken van documenten, dan mag je er ook wel heel veel werk van maken en je zaken goed voor elkaar hebben.”
Kwaliteitsbewaking staat heel hoog in het vaandel en er is bewust gekozen voor één output applicatie die door de IT afdeling wordt ondersteund en er zijn liefst zo min mogelijk templates. Alle offertes, facturen, certificaten, rapportages en brieven zien er zo uniform mogelijk uit en moeten van gegarandeerde topkwaliteit zijn. Waar ter wereld ze ook worden verstuurd of verstrekt, van Nederland tot Japan, alle documenten worden centraal beheerd en onderhouden. De afdeling IT heeft wereldwijd alle systemen in beheer. Daarvan is een aantal zelf ontwikkeld en een aantal is ingekocht.

De oplossing:

De keuze voor DEKRA was duidelijk: ITP van Aia Software voldeed aan de eisen van centraal beheer en hoge kwaliteit van de output. Alle documenten die DEKRA maakt, zowel externe als interne gerichte documenten, worden geproduceerd met ITP. Dat garandeert de gewenste kwaliteit en maakt het beheer overzichtelijk. 

Mol geeft aan dat DEKRA een belangrijk uitgangspunt kent: “Wij zien het maken van een document altijd als een onderdeel van een werkproces, nooit als een op zichzelf staande activiteit. Dat betekent dat in al onze werkprocessen in de diverse applicaties ITP wordt opgestart op het moment dat er een document aan te pas komt. Het IT landschap is zodanig ingericht dat ITP als een soort spin in het web met alle business applicaties is verbonden.”

De dienstverlening van DEKRA is heel divers met een groot aantal productkeuringen. Toch worden alle offertes gecreëerd met behulp van eenzelfde basistemplate en heel veel variabele tekstblokken.
“Hetzelfde geldt voor de tool waarmee we onze certificaten registreren. De gegevens voor de registratie worden ingevoerd en vervolgens drukt de gebruiker op een knop en wordt het daadwerkelijke certificaat geproduceerd. De toepassing van ITP in Digisign is wel bijzonder. Het is  een tool die we zelf hebben ontwikkeld voor het digitaal ondertekenen van documenten, waarbij ITP een document aangeleverd krijgt, een handtekening plaatst en er een beveiligde PDF file van maakt. Verder worden de facturen aangemaakt vanuit de projectadministratie en er draait een polling batchjob waarbij wordt gekeken of er nieuwe facturen klaar staan en dan worden de gegevens doorgestuurd naar ITP. Deze factuur wordt ofwel geprint of wel per email aan de interne klant verstuurd. Tot slot wordt ITP ook gebruikt voor het verzenden van een aantal e-mails, interne mails aan auditoren bijvoorbeeld.”

Het resultaat:

Isabella Roosenboom is binnen DEKRA verantwoordelijk voor de modelbouw en het onderhoud van templates en is echt dé centrale ITP gebruiker is in de grote DEKRA organisatie. Zij ziet letterlijk alle wijzigingen voorbijkomen en stemt alles persoonlijk af; zowel inhoudelijk, juridisch als commercieel.

“Het gebruik van de standaard templates maakt het beheer voor mij vrij eenvoudig en overzichtelijk.  De tekstblokken zijn weliswaar nog zelf geprogrammeerd met IF en ELSE maar samen met de templates is op zich een hele mooie oplossing gemaakt. We gaan wel naar de nieuwe versie van ITP kijken omdat de tekstblokbeheerfunctionaliteit het werk een stuk vereenvoudigt en nieuwe mogelijkheden biedt. We gebruiken veel verschillende talen en zeker met het oog op landen als China en Japan is het prettig als gebruikers zelf de wijzigingen door kunnen voeren.”

Bij de overname van Kema Keur door DEKRA werd bovendien snel duidelijk hoeveel gemak ITP biedt op het moment dat alle documenten van naam en huisstijl moeten veranderen. Alle ITP-modellen werden relatief snel aangepast. Er veranderde natuurlijk nogal wat aan de documenten maar in de meeste gevallen was het een kwestie van één keer alle wijzigingen doorvoeren in een centraal model, een soort van mastertemplate. Deze concrete toegevoegde  waarde van ITP heeft er voor gezorgd dat meer en meer afdelingen hun document output aansluiten op de centrale ITP opstelling. De nabije toekomst staat voor de nieuwe DEKRA organisatie in het teken van groei en expansie en ITP speelt hierbij een belangrijke rol. 
Nieuwe business units zijn sneller op te schakelen wanneer alle benodigde documenten en certificaten centraal en snel kunnen worden gerealiseerd.