Succesverhaal Fahrzeugwerk Bernard Krone GmbH
Geautomatiseerde documentcreatie voor Fahrzeugwerk Bernard Krone GmbH
Documenten spelen een centrale rol in het productie- en verkoopproces van Fahrzeugwerk Bernard Krone GmbH. Het bedrijf, gevestigd in de Duitse deelstaat Nedersaksen, gebruikt een outputmanagementoplossing voor de automatische creatie van zo’n 22.000, soms uiterst complexe, documenten per maand. Tijdens de overgang van AS/400 naar SAP werd deze oplossing succesvol aan de nieuwe omgeving aangepast. Dankzij een snelle, naadloze conversie beschikt het systeem nu over een nieuwe tweerichtingsinterface.
Je ziet ze overal op plattelandswegen en snelwegen: aanhangwagens en opleggers met KRONE op de zijkant. In Werlte, in het Duitse district Emsland, produceert Krone sinds 1971 bedrijfsvoertuigen. Fahrzeugwerk Bernard Krone GmbH maakt samen met Maschinenfabrik Bernard Krone GmbH en Landtechnik Vertrieb und Dienstleistungen Bernard Krone GmbH deel uit van de Krone Groep. Het bedrijf is al meer dan 100 jaar actief en het productaanbod bestaat uit onder meer schuifzeilen, geïsoleerde opbouwen, containerchassis, wissellaadbakken, onderstellen en opbouwen. In het boekjaar 2007/2008 werden op het hoofdkantoor van het bedrijf circa 40.000 voertuigen geproduceerd door ruim 1000 medewerkers. Hiermee is Krone de op een na grootste fabrikant van bedrijfsvoertuigen in Europa. Momenteel heeft het bedrijf verkooppartners in 35 Europese landen.
Voertuigfabrikant produceert veel verschillende soorten documenten
Als voertuigfabrikant met een groot productengamma gebruikt Krone veel verschillende soorten documenten bij zijn productie- en verkoopprocessen. Dit betreft onder meer productie- en parametrisatiebestanden, registratiedocumenten (die verschillen al naargelang het land van bestemming van het voertuig), certificaten en rapporten voor homologatie, allerlei soorten certificaten die de stabiliteit van de voertuigconstructie aantonen of speciale documentatie voor koelvrachtwagens, zoals aanvragen, labels en vergunningsplaten.
Handmatig documenten samenstellen blijkt nadelig
Krone gebruikte tot ongeveer twee jaar geleden een systeem op basis van AS/400 als applicatieplatform voor documentcreatie. Aanvankelijk werden documenten nog handmatig of met behulp van de e-mailfunctie voor groepen opgesteld. Hierbij was het nodig om Excel- en Wordbestanden te raadplegen evenals gegevens van de productieplanning- en controlesystemen die toentertijd in gebruik waren. Voor tekstverwerking werden IBM Text en MS Word gebruikt en gegevens werden handmatig uit orderpapieren en onderdelenlijsten gehaald. Naast de grote hoeveelheid werk die het opstellen van documenten met zich meebracht, bleek het feit dat gegevens werden opgeslagen op lokale of centrale directory-systemen die niet compatibel waren ook een nadeel te zijn. Toen het aantal orders substantieel steeg, bleek deze werkwijze niet meer geschikt.
Veel fouten bij individuele productie van complexe documenten
“Het aantal documenten dat moet worden geproduceerd, is de afgelopen jaren aanzienlijk gestegen, deels vanwege de technische vooruitgang en veranderingen in de wetgeving,” licht Franz Schmitz van de technische afdeling van Fahrzeugwerk Bernard Krone GmbH toe. “Ook de werkdruk is aanzienlijk verhoogd, maar het opleiden van nieuw personeel op dit gebied kostte altijd veel tijd. Daarnaast werden er vaak fouten gemaakt bij de handmatige, individuele productie van complexe documenten, wat inherent is aan het werk. Deze documenten moesten dan worden gecontroleerd en aangepast, waardoor ook de productiekosten verder stegen. In beginsel bestonden veel van onze documenten uit relatief simpele, vast terugkerende elementen. Dat betekende dat ze gemakkelijk geautomatiseerd konden worden. Wat we toen misten was een manier om de benodigde gegevens dynamisch uit de beschikbare gegevensbronnen te selecteren en vervolgens met behulp van een eenvoudig proces om te zetten in documenten die geschikt waren voor printen en archiveren."
ITP: output- en printflexibiliteit en beperkte inwerktijd medewerkers
Uiteindelijk vond Krone de juiste oplossing in het ITP Document Platform van Aia Software. De keuze voor dit systeem werd ingegeven door diverse factoren, waaronder het feit dat normale Windows-pc’s als hardwareplatform kunnen worden gebruikt voor het maken en vervolgens bewerken van documentsjablonen (modellen). De IT-managers van Krone waren ook onder de indruk van de output- en printflexibiliteit van de software, die wordt ondersteund door allerlei soorten formaten en opties. Daarnaast bevat ITP een relatief eenvoudige programmeertaal, waardoor de benodigde inwerktijd voor medewerkers beperkt bleef. Een ander voordeel was dat de opmaak direct kon worden geconverteerd met behulp van Word en dat afbeeldingen, diagrammen en tekeningen gemakkelijk konden worden geïntegreerd.
Probleemloze omschakeling door efficiënte interface tussen ITP en SAP
De flexibiliteit van de output-oplossing werd echter pas echt op de proef gesteld toen Krone van het vroegere AS/400-platform naar Unix en SAP R/3 overschakelde. Tijdens deze conversie moest er een zeer efficiënte interface worden gecreëerd tussen ITP en SAP om de oplossing te kunnen blijven gebruiken. Dit was geen makkelijke opgave. Ruwe gegevens voor de documenten moesten uit het SAP-systeem worden gehaald en de geproduceerde documenten moesten permanent opgeslagen worden in het SAP documentbeheersysteem op een tijdgestuurde manier. Samen met Aia Software slaagde de IT-afdeling van Krone er echter in om de noodzakelijke wijzigingen aan de applicatie aan te brengen en dus op het nieuwe platform om te schakelen.
Altijd correcte documenten van dezelfde hoge kwaliteit
In de praktijk maakt het personeel van Krone nu gebruik van een van de vele menu’s in ITP om de creatie van de benodigde documenten of bestanden op te starten. Deze menu’s zijn individueel configureerbaar, afhankelijk van wat men wil doen. Afhankelijk van het type document worden er dialoogvensters gebruikt voor de interactie tussen de gebruiker en het systeem. Medewerkers hoeven alleen maar getraind te worden in het maken van sjablonen en modeldocumenten. Gebruikers die met automatisch gegenereerde documenten werken, hoeven alleen maar over basale computervaardigheden te beschikken. Een bijkomend voordeel voor Krone is dat de documenten steeds van dezelfde hoge kwaliteit zijn, wat bij een handmatige creatie onmogelijk zou zijn. Dit is bijzonder belangrijk, aangezien veel van de gecreëerde documenten voertuigdocumenten en –certificaten zijn die aan strikte wettelijke eisen ten aanzien van de opmaak, structuur en inhoud moeten voldoen.
Veel meer doen met hetzelfde aantal mensen
“We waren aangenaam verrast dat ITP zo soepel aan het nieuwe SAP-systeem kon worden gekoppeld,” concludeert Schmitz. “Gezien het feit dat de tweerichtingsverbinding tussen ITP en SAP nog ten dele nieuw was voor degenen die de implementatie uitvoerden, waren we uitgegaan van hogere kosten voor de conversie. We hielden zelfs rekening met de mogelijkheid dat we naar een totaal ander outputsysteem zouden moeten overstappen. In principe zouden we de hoeveelheid werk die we vandaag op veel afdelingen hebben, niet aankunnen zonder geautomatiseerde documentcreatie. Zo produceerden we in 2008 rond de 22.000 documenten en bestanden per maand op dit gebied. Het is een enorm winstpunt dat iedere complexe voorwaarde nu eigenlijk nog maar één keer goed uitgedacht en in ITP gemodelleerd dient te worden. Ons personeel kan dan met slechts een druk op de knop volledig correcte documenten produceren."
We overwegen in de toekomst de bestaande installatie verder uit te breiden, onder meer met de implementatie van de ITP/OnLine Server en ITP/MDK Repository. Krone hoopt dat hiermee nog meer verbeteringen kunnen worden gerealiseerd bij de afgifteprocessen voor de modeldocumenten en het beheer van de documentgeschiedenis. Dankzij het gebruik van ITP/OnLine Server zou de voertuigfabrikant documenten ook direct online kunnen maken, zodat er geen installaties op individuele computers meer nodig zijn.