Succesverhaal LeasePlan België
Outputcreatie LeasePlan Belgium futureproof dankzij het ITP Document Platform
“Aan dit performancesysteem gaan we nog veel plezier beleven.”
Na een gedegen voorbereiding en een zorgvuldig geregisseerd migratieproces geniet ook LeasePlan Belgium van de voordelen die het ITP Document Platform van Aia Software biedt. Programmamanager Luc Toeback en lead architect Hugo De herdt blikken terug op een leerzaam project.
Net als in andere bedrijfstakken neemt ook in de leasesector het belang van goede en heldere communicatie toe. Niet alleen moeten uitgaande documenten er piekfijn uitzien; van leasemaatschappijen wordt ook verwacht dat ze (standaard)formulieren snel aanpassen. Tijd is nu eenmaal geld. In haar streven naar optimale outputcreatie, besloot LeasePlan Corporation een aantal jaar geleden dan ook in zee te gaan met Aia Software en het ITP Document Platform in te voeren als standaard systeem. Ondertussen werken steeds meer LeasePlan-vestigingen met de oplossing. Nieuwste loot aan de stam: LeasePlan Belgium.
Allesomvattend systeem
“Voor onze overstap naar ITP gebruikten we de systemen VarE-Docs en Optio”, vertelt lead architect Hugo De herdt. “VarE-Docs was vooral bedoeld voor het genereren van individuele en vaak meer compacte documenten, zoals brieven, offertes en bestelbonnen. Optio was een native iSeries product en met name bestemd voor grote volumes, zoals facturen, groene kaarten en rapporten. Over beide producten waren we best tevreden. Omdat zowel VarE-Docs als Optio hun end of life status had bereikt en de leveranciers geen support meer boden, kwam logischerwijs ITP van Aia Software om de hoek kijken”.
Toen eenmaal een proof of concept was uitgevoerd, bleek al snel dat ITP kon uitgroeien tot één allesomvattend systeem, waarin het beste uit de ooit gescheiden werelden van VarE-Docs en Optio samen zouden gaan. Na een aftrap in september 2007, ging eind maart 2008 het migratieproces van start. “Dat was een flinke klus”, stelt De herdt. “Alle documentaanvragen zijn nu in XML opgesteld. Ze bevatten de variabele gegevens, met steeds de vermelding welk type document ITP zou moeten produceren. Vervolgens is een integratie gemaakt met de ITP server, waar ITP modellen gelinkt worden met de variabelen uit de XML-request. ITP zorgt voor de volledige verwerking en verstuurt documenten bijvoorbeeld als pdf via e-mail, als fax, of via spooldistributie naar printers in onze verschillende vestigingen in België en Luxemburg. Uiteindelijk hebben we alle documenten in een centraal archiefsysteem opgeslagen van waaruit ze snel opgevraagd kunnen worden.”
Stap voor stap
De migratie is eind maart 2009 helemaal afgerond. Al met al was het een tamelijk lastig proces, waarvan we vooraf niet goed wisten hoe het uiteindelijk zou gaan lopen’, vertelt programmamanager Luc Toeback. “We kozen voor een zo veel mogelijk automatische migratie zodat de grootste inspanning bij het testen en verwerken van testresultaten kwam te liggen”.
Daar komt bij dat LeasePlan Belgium een uitgebreide set van zo’n 400 verschillende brieven in drie verschillende talen, ofwel 1200 individuele documenten heeft opgebouwd. Verder zijn bijvoorbeeld offertes vaak behoorlijk complex. Ze bevatten veel opmaaklogica en zijn document-technisch niet eenvoudig, onder meer door de afwisseling van portrait en landscape, of tabel en tekst. Toeback: “Mede hierdoor hebben we ieder document, stap voor stap, afdeling per afdeling zorgvuldig getest. Voordeel van de geleidelijke overgang is dat er geen afbreuk is gedaan aan de dagelijkse routine van de betrokken medewerkers. Dat hadden we bij een big bang scenario wel kunnen vergeten. Het allerbelangrijkste was dat we met ITP een werkbaar, functioneel en futureproof systeem zouden krijgen. En daarin zijn we zeker geslaagd.”
Veel plezier
Nu het migratieproces is afgerond, tekenen de eerste contouren van het nieuwe systeem zich duidelijk af. De herdt: “Met ITP hebben we in plaats van twee oplossingen één systeem voor alle documenten, wat ook op het gebied van onderhoud voordelen oplevert. Verder zijn in vergelijking met VarE-Docs en Optio de opmaakfaciliteiten groter, vanwege het gebruik van Word in combinatie met krachtige ITP-instructies. ITP is bovendien een echt performancesysteem en goed schaalbaar. De snelle verwerking levert voor onze bedrijfsprocessen een flinke tijdwinst op.”
Qua beheer is in vergelijking met de oude situatie niet veel verschil te merken, vindt Toeback. “Onze mensen waren met VarE-Docs ook al de baas over hun documenten. Mede dankzij de ITP/MDK Repository krijgen de gebruikers op de afdelingen meer rechten om zaken te wijzigen waardoor ze in staat zijn documenten autonoom te ontwikkelen en beheren. IT speelt nog een belangrijke rol als het om ondersteuning gaat, maar ook daarin komt langzamerhand verandering. Eén ding staat vast: aan dit performancesysteem gaan we nog veel plezier beleven.”
LeasePlan Belgium
LeasePlan Corporation is de Europese marktleider in leasing en wagenparkbeheer. Wereldwijd beschikt LeasePlan over een netwerk, verspreid over 30 landen en vertegenwoordigingen in Zuid- Afrika en de Baltische Staten. LeasePlan Belgium, een dochteronderneming van LeasePlan Corporation, bestaat sinds 1972. Als pionier in leasing en wagenparkbeheer is de onderneming uitgegroeid tot marktleider in België met meer dan 52.000 voertuigen.