Succesverhaal Quion
Quion laat documentprocessing aan Aia Software over
Over Quion
Quion is een onafhankelijke onderneming waarvan de activiteiten zijn gericht op de volledige afhandeling van hypotheken. Quion heeft een uitgebreid netwerk van financiële instellingen en een groot distributienetwerk en beschikt over een modern, zelf ontwikkeld hypotheeksysteem. Dit systeem is modulair opgebouwd, zodat Quion meerdere merken tegelijkertijd kan ondersteunen. Daarnaast biedt Quion faciliteiten aan om de afhandeling van hypotheekportefeuilles op de Nederlandse hypotheekmarkt te ondersteunen. Tot de klanten van Quion behoren gerenommeerde financiële instellingen uit binnen- en buitenland.
Het offreren, accepteren en vooral ook servicen van hypotheken is een continu proces. Want als een hypotheek eenmaal is verstrekt moeten de maandelijkse betalingen worden bijgehouden, eventueel herinneringen worden verstuurd, klanten telefonisch te woord worden gestaan en wijzigingen worden bijgehouden. Hypotheekverstrekkers kunnen deze werkzaamheden zelf uitvoeren maar dit ook overlaten aan een specialist als Quion. Omdat ze voor meerdere partijen werkt kan zij dit efficiënt en effectief. Daarnaast onderscheidt Quion zich vooral door de bemiddeling tussen potentiële geldverstrekkers en de aanbieders die hypotheken verkopen onder bepaalde labels. De financiers kunnen er voor kiezen om hun kapitaal aan te bieden op de markt via een verzekeringsmaatschappij als Erasmus, Generali, Falcon of via het hypotheeklabel Hypotrust. Men kan er natuurlijk ook voor kiezen om een geheel eigen product in de markt te zetten.
In beide gevallen verzorgt Quion de gehele backoffice en delen van de frontoffice. Tenslotte zijn er bedrijven met een hypotheekportefeuille waar soms geen nieuwe klanten meer voor worden geworven maar waarvan de verwerking wordt uitbesteed aan Quion. Quion werkt naast de eerder genoemde labels onder meer ook voor Argenta, Interpolis en Axa.
De vraag van Quion
In al deze hypotheektrajecten spelen documenten een belangrijke rol en deze vormen dan ook een essentieel onderdeel van de dienstverlening van Quion. De correspondentie moet vanzelfsprekend voldoen aan allerlei wettelijke en juridische eisen en is per opdrachtgever ook aangepast aan de huisstijl en andere specifieke wensen. Dat geldt vanaf de eerste offerte aan de klant en voor alle volgende correspondentie tijdens de looptijd van de hypotheek. In sommige gevallen blijft Quion 'anoniem' in het contact met de consumenten: zowel schriftelijk als telefonisch contact gebeurt dan onder de naam van de opdrachtgever. Voor Quion is het dan ook uitermate belangrijk dat alle brieven en documenten met de juiste naam, huisstijl en inhoud aangemaakt en verstuurd worden.
De oplossing van Aia Software: ITP
Quion verzorgt alle correspondentie en documenten met behulp van het Document Platform ITP van Aia Software. Op basis van de huisstijlwensen wordt in overleg met de opdachtgever de opmaak van brieven en documenten vastgesteld, zoals het logo en de plaatsing daarvan, de volgorde van gegevens, lettertype en eventueel zelfs het soort papier waarop wordt geprint. Vanuit verschillende databases kunnen gegevens worden ingevoerd waaronder natuurlijk de naam- en adresgegevens. Het tekstgedeelte tenslotte bestaat uit verschillende blokken die naar behoefte kunnen worden ingevoegd. Zo kunnen brieven en documenten op maat worden samengesteld. Vanuit beheerperspectief is het van belang dat alle documenten en tekstblokken centraal zijn opgeslagen. Wijzigingen kunnen alleen door een selecte groep medewerkers worden doorgevoerd en iedereen beschikt zo altijd over de juiste versie. ITP van Aia Software is volledig geïntegreerd in de applicaties van Quion door middel van een aantal koppelingen waarmee de data uit de verschillende systemen worden opgehaald. Deze koppeling zorgt ervoor dat het hart van de oplossing, alle documenten, tekstblokken en logica, altijd overeind blijft omdat het onafhankelijk is van het systeem waarmee gewerkt wordt.
Het resultaat
Hoe werkt het nu in de praktijk? De medewerkers van Quion krijgen door het aangeven van de klantnaam de keuze uit een aantal standaarddocumenten. Afhankelijk van het doel kiest men een document uit de lijst en geeft aan de hand van een aantal vragen aan welke informatie moet worden in- of uitgevoegd. In sommige gevallen maakt men nog een keuze uit bepaalde tekstblokken. De interface is eenvoudig en het gebruik wijst zichzelf.
Dick Kortekaas, Manager Marketing en PR van Quion: "Bedrijven outsourcen al deze werkzaamheden bij ons in het vertrouwen dat wij die efficiënt en effectief uitvoeren. Kwaliteit is daarbij voor ons vanzelfsprekend, wij bepalen tenslotte voor een deel het gezicht van de hypotheekverstrekkers naar buiten toe en daar moet je heel zorgvuldig mee omgaan. Correspondentie en documenten zijn daarvan een heel zichtbaar en tastbaar onderdeel en rechtvaardigen een zorgvuldige behandeling. Het is voor onze klanten belangrijk dat wij de huisstijl kunnen overnemen zodat het gezicht van de klant naar buiten herkenbaar en eenduidig blijft. Wij kunnen dat waarmaken met Aia Software. Zij leveren niet alleen de correspondentiesoftware maar zijn ook een echte partner gebleken."
"De korte time-to-market, het feit dat we een product voor onze klanten heel snel in de markt kunnen zetten, is ons sterke punt en dat willen we graag zo houden," aldus Dick Kortekaas. "Het snel kunnen reageren op de markt levert een belangrijk voordeel op voor onze klanten maar ook voor ons."