Succesverhaal Volvo
De klant: Volvo Financial Services
Volvo Financial Services (VFS) is één van de acht business areas waaruit de AB Volvo Groep bestaat. De andere zijn Volvo Trucks, Renault Trucks, Mack Trucks, Volvo Bus and Coach, Volvo Construction Equipment, Volvo Penta en Volvo Aero. Volvo Financial Services is een honderd procent dochteronderneming van AB Volvo. Met circa 40 medewerkers in Nederland richt VFS zich op financiële dienstverlening aan de truck-, bus- en werkmaterieel divisies binnen de Volvo Groep.
De beslissing: tien jaar tevredenheid over ITP Document Platform
In de wereld van transport is financieren maatwerk. Op basis van vakmanschap en betrokkenheid helpen de accountmanagers van Volvo Financial Services klanten een financieringsvorm te kiezen die zorgt voor een maximaal bedrijfsresultaat. Om te voldoen aan de strikte eisen op het gebied van financiële wetgeving is het voor VFS cruciaal om financiële documenten als polissen en contracten correct en foutloos op te stellen. VFS is daarom tien jaar geleden al overgestapt op het ITP Document Platform van Aia Software. Daarmee stellen de medewerkers van VFS automatisch complexe documenten samen in een correcte huisstijl. Medewerkers van VFS maken voor de samenstelling van documenten gebruik van het AS400 systeem bij VFS. In het AS400 systeem hebben de gebruikers een printmenu ter beschikking. In dit menu staan de modellen voor de relevant te printen documenten. Via dit menu geven zij een opdracht tot het printen van een bepaald model. In die printopdracht voeren de gebruikers een aantal sleutelgegevens in, zoals de klantnaam, het soort contract, etc. De ITP-server verzamelt via de sleutelgegevens de exacte documentgegevens uit het AS400 systeem. Met die gegevens genereert de ITP-server vervolgens geheel automatisch en op de achtergrond een Word document, dat vervolgens keurig netjes wordt geprint. Daarbij is het document meteen in de huisstijl van VFS opgemaakt, waardoor de Corporate Identity van VFS op alle documenten automatisch wordt toegepast. Deze werkwijze heeft als groot voordeel dat de documenten en contracten allemaal op dezelfde manier zijn samengesteld, alle noodzakelijke onderdelen en clausules correct bevatten en tegelijkertijd een eenduidige huisstijl hebben. De correctheid van inhoud en de consistentie in huisstijl geven VFS een professioneel imago.
De Oplossing: Automatisch documentcreatie met de mogelijkheid tot maatwerk
Het aanpassen van standaard tekstblokken aan de specifieke wensen en behoeften van opdrachtgevers kon bij VFS nog niet door de medewerkers zelf worden verricht. Daartoe moest een verzoek aan de IT-afdeling worden gedaan. VFS had echter een sterke behoefte om vanuit de business zelf, de medewerkers en accountmanagers, inhoud van documenten en tekstblokken aan te passen aan opdrachtgevers. Om die mogelijkheid in huis te halen heeft VFS enkele weken geleden de nieuwe ITP/MDK Repository van Aia Software in gebruik genomen.
Het ITP Document Platform gecombineerd met de ITP/MDK Repository geeft VFS niet alleen de mogelijkheid om financiële documenten automatisch samen te stellen, maar ook om zonder tussenkomst van de IT-afdeling, de inhoud ervan aan te passen. Daarnaast is het mogelijk versiebeheer toe te passen op de gecreëerde modellen. Met de MDK Repository kunnen standaard tekstblokken specifiek voor de opdrachtgever worden aangepast, om zo maatwerk documenten te creëren. Wijzigingen in de tekstblokken kunnen en mogen alleen door de daartoe geautoriseerde gebruikers aangebracht worden. Op deze manier voorkomt VFS dat tekstblokken door niet geautoriseerde gebruikers kunnen worden gewijzigd, zoals clausules die aan strenge eisen van de financiële wetgeving moeten voldoen. Het grote voordeel hiervan is dat medewerkers zelf, mits geautoriseerd, de mutaties kunnen aanbrengen. Sinds enkele weken wordt het beheer en onderhoud van documentmodellen in het ITP-systeem met de ITP/MDK Repository afgehandeld. In deze beheer- en ontwikkelomgeving worden onder andere alle in het ITP-systeem gecreëerde modellen opgeslagen. De geautoriseerde personen bij VFS kunnen deze modellen wijzigen en de nieuwe versie van een model wordt daarna weer in de database opgeslagen, de oude versie blijft in het archief bewaard, zodat modelwijzigingen ook nog ongedaan kunnen worden gemaakt.
De kern van de zaak: Wat is de impact van ITP op de business van Volvo Financial Services?
Erik Brent, IT Manager bij Volvo Financial Services, vertelt: “Wij zijn zeer tevreden over de functionaliteit van het ITP Document Platform. Niet voor niets werkt VFS daar al tien jaar mee. De aanvulling met de nieuwe ITP/MDK Repository geeft ons echter een aantal nieuwe voordelen. De Repository maakt nu ook het versiebeheer en de controle van modellen bij VFS zeer gebruiksvriendelijk en efficiënt. Waar wij voorheen het versiebeheer van de Wordbestanden en tekstblokken handmatig verwerkten, met het risico van fouten en doublures, regelen wij dat nu automatisch via de ITP-server. En waar wij voorheen de IT-afdeling nog nodig hadden om de inhoud van documenten te wijzigen, kunnen onze medewerkers dat nu zelf. Met de toolkit van de ITP/MDK Repository kunnen de geautoriseerde medewerkers zelf de standaard tekstblokken aanpassen. Ook het aanpassen en zelf ontwikkelen van modellen behoort tot de mogelijkheden. Daarnaast biedt de nieuwe repository ons de mogelijkheid documenten automatisch om te zetten in PDF. Daarmee komen wij tegemoet aan de groeiende behoefte bij onze klanten om documenten via de mail te ontvangen. Het versturen van Worddocumenten was bij VFS geen optie, die documenten bieden geen mogelijkheid om ongewenste mutaties te voorkomen. De PDF-bestanden zijn gesloten en daardoor geschikt om per e-mail te versturen. Het automatisch verzenden van PDF-documenten aan mensen van VFS die thuis werken of onderweg zijn, is een fantastische mogelijkheid om hen in de gelegenheid te stellen documenten onderweg te bekijken of binnen handbereik te hebben. Al met al is de aanvulling van het ITP-systeem met de functionaliteit van de MDK Repository voor ons een zeer goede keuze. Daarmee besparen wij nog meer tijd en werken wij nog efficiënter.”